Tuyển dụng luôn là một nhiệm vụ khó, đặc biệt khi doanh nghiệp cần chọn được những cá nhân tài năng và đáng tin cậy để tạo nền tảng cho tăng trưởng lâu dài. Cũng giống như các hình thức tuyển dụng khác, khi tìm đối tác offshore, doanh nghiệp cần hiểu rõ đối tác và chuẩn bị sẵn một checklist để thuê đội ngũ phát triển phần mềm offshore đáng tin cậy và hiệu quả. Nhận thấy tầm quan trọng của quá trình này, chúng tôi tổng hợp một checklist đầy đủ để bạn có thể tham khảo khi ra quyết định.
Mục lục hide
- 1) Checklist đầy đủ để thuê đội ngũ phát triển phần mềm offshore, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế
- 1.1) Hiểu rõ lý do ban đầu khiến bạn chọn offshore development
- 1.2) Xác định loại hình phát triển mà bạn cần
- 1.3) Xác định mục tiêu dự án
- 1.4) Xác định phạm vi công việc
- 1.5) Xác định ngân sách dự án
- 1.6) Xác định trước các kỹ năng cần có
- 1.7) Nghiên cứu kỹ các đối tác phát triển phần mềm tiềm năng
- 1.8) Thực hiện giai đoạn thử nghiệm với đối tác offshoring đã chọn
- 1.9) Thống nhất timeline và milestone
- 1.10) Lập kế hoạch giao tiếp
- 1.11) Yêu cầu đội ngũ offshore gửi báo cáo hằng tuần
- 1.12) Xác định mức độ giám sát cần thiết hằng ngày
- 1.13) Làm rõ vai trò và trách nhiệm của tất cả bên liên quan
- 1.14) Chọn đội ngũ offshore có chuyên môn đúng với tech stack của bạn
- 1.15) Chọn đội ngũ hiểu lĩnh vực kinh doanh của bạn
- 1.16) Hiểu rõ yêu cầu và phương thức thanh toán
- 1.17) Đảm bảo không có rào cản giao tiếp
- 1.18) Tìm đội ngũ phù hợp với văn hóa công ty của bạn
- 1.19) Làm rõ quyền sở hữu trí tuệ
- 1.20) Ký thỏa thuận bảo mật (NDA)
- 1.21) Bảo đảm hợp đồng có điều khoản chấm dứt
- 1.22) Tóm tắt và lưu lại các trao đổi quan trọng bằng văn bản
- 2) Kết luận
Checklist đầy đủ để thuê đội ngũ phát triển phần mềm offshore, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế
Follow the checklist to hire a suitable Offshore Software Development team
HDWEBSOFT là một công ty phát triển phần mềm hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp nhiều dịch vụ khác nhau, trong đó có offshore software development. Với nhiều năm kinh nghiệm ở vai trò nhà cung cấp, chúng tôi hiểu rõ những yếu tố mà khách hàng cần xem xét khi tìm kiếm một đội ngũ phát triển phần mềm offshore. Vì vậy, chúng tôi tổng hợp tất cả các yếu tố quan trọng thành một checklist toàn diện để thuê đội ngũ phát triển phần mềm offshore cho bạn tham khảo.
Chúng tôi chia toàn bộ nội dung thành 22 yếu tố chính. Hãy đối chiếu từng điểm với quy trình thực tế của doanh nghiệp mình để tránh bỏ sót bước quan trọng nào trong quá trình ra quyết định thuê một đội ngũ offshore.
Hiểu rõ lý do ban đầu khiến bạn chọn offshore development
Vì sao bạn chọn offshore software development thay vì xây dựng đội ngũ in-house hoặc dùng outsourcing development? Đây là câu hỏi đầu tiên và quan trọng nhất cần được trả lời thật rõ ràng. Trên thực tế, offshoring thường được ưa chuộng nhờ những lợi thế như tiết kiệm chi phí phát triển, tiếp cận công nghệ mới, giảm xung đột nội bộ và mở rộng nguồn nhân lực chất lượng.
Tuy nhiên, dù việc thuê đội ngũ phát triển phần mềm offshore mang lại nhiều lợi ích, bạn vẫn cần bảo đảm đối tác và dịch vụ phù hợp với các tiêu chí sau:
- Tỷ giá hiện tại.
- Ngôn ngữ sử dụng.
- Thời gian làm việc có thể hỗ trợ hoạt động kinh doanh của bạn.
- Một đội ngũ chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Nói ngắn gọn, có rất nhiều điều cần cân nhắc trước khi thuê đội ngũ phát triển phần mềm offshore. Vì vậy, hãy brainstorm kỹ toàn bộ lý do và mục tiêu của bạn ngay từ đầu.
Xác định loại hình phát triển mà bạn cần
Trong thế giới công nghệ, có nhiều loại hình phát triển khác nhau mà bạn cần hiểu rõ và phân biệt. Mỗi loại dự án đòi hỏi phương pháp phát triển và công nghệ khác nhau. Trên thực tế, không phải mọi dự án phần mềm đều giống nhau. Ví dụ, một mobile application có tiêu chí phát triển và yêu cầu về năng lực developer khác với một giải pháp enterprise tùy chỉnh.
Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải hiểu rõ mình đang cần loại hình phát triển nào và cân nhắc toàn bộ các yếu tố liên quan để chọn được đối tác phù hợp.
Để đọc thêm, bạn có thể tham khảo bài viết How to Choose the Right Software Development Partner in Vietnam.
Xác định mục tiêu dự án
Sau khi biết loại hình phát triển mình cần, bước tiếp theo là xác định mục tiêu và kỳ vọng của dự án. Bước này giúp định hướng kết quả cuối cùng và chọn phương pháp phát triển phù hợp nhất. Ví dụ, nếu mục tiêu là tăng traffic cho website, đội ngũ phát triển cần tập trung vào phần cốt lõi của website. Ngược lại, nếu bạn muốn website hấp dẫn hơn, developer có thể tập trung vào cấu trúc hiển thị và UI/UX design.
Tóm lại, việc đặt mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng sẽ giúp bạn dễ lựa chọn đối tác phát triển phù hợp hơn.
Xác định phạm vi công việc
Xác định phạm vi dự án giúp tránh công việc không cần thiết và giảm hiểu nhầm với đội ngũ offshore software development. Khoảng cách địa lý thường khiến giao tiếp và kiểm tra điều kiện trở nên khó hơn; vì vậy, bất kỳ sự mơ hồ nào cũng có thể gây khó chịu và tốn kém. Lấy ví dụ với website design, bạn muốn website có animation hay chỉ cần nội dung chữ? Bạn muốn đối tác tạo content hay chỉ đăng tải nội dung mà bạn cung cấp?
Tóm lại, hãy làm rõ yêu cầu và truyền đạt chính xác điều bạn muốn cho đội ngũ phát triển.
Xác định ngân sách dự án
Ngân sách là yếu tố quyết định trong nhiều vấn đề. Trên thực tế, bạn cần biết rõ mình dự định chi bao nhiêu cho dự án. Bước này giúp tiết kiệm thời gian vì bạn có thể sớm loại bỏ những đối tác không phù hợp với mức ngân sách của mình.
Xác định trước các kỹ năng cần có
Có thể bạn sẽ ưu tiên một số đặc điểm hoặc kỹ năng cụ thể hơn những yếu tố khác. Trên thực tế, offshoring đôi khi gặp khó khăn về ngôn ngữ và điều này có thể dẫn đến hiểu nhầm. Vì vậy, một đối tác có kỹ năng giao tiếp tốt hoặc phản hồi nhanh thường được đánh giá cao. Tuy nhiên, năng lực chuyên môn của họ vẫn là yếu tố còn quan trọng hơn. Liệu có tốt hơn không nếu website của bạn được xây dựng hoặc bảo trì bởi những người thật sự giỏi trong lĩnh vực đó?
Hai yếu tố này đều cần được xem xét để quyết định cái nào quan trọng hơn trong bối cảnh của bạn. Nhưng nếu một đội ngũ đáp ứng được cả hai, đó là ứng viên rất đáng để lựa chọn.
Nghiên cứu kỹ các đối tác phát triển phần mềm tiềm năng
Research potential Software Development partners thoroughly
Hãy tự mình nghiên cứu, đừng chỉ dựa vào Google.
Trong mọi mối quan hệ hợp tác, việc bạn tự mình tìm hiểu luôn là điều nên làm để có cảm nhận thực tế và hiểu rõ đối tác tương lai. Nghiên cứu kỹ sẽ giúp bạn tránh các sai lầm tốn kém và tăng khả năng tìm được một đối tác thực sự mang lại giá trị tốt.
Thực hiện giai đoạn thử nghiệm với đối tác offshoring đã chọn
Trước khi cam kết lâu dài, bạn nên có một giai đoạn thử nghiệm để đánh giá năng lực của đối tác. Trong giai đoạn này, hãy quan sát cách họ xử lý vấn đề trong một dự án nhỏ để xác định xem họ có phù hợp với yêu cầu và định hướng dự án của bạn hay không.
Nếu hài lòng với kết quả làm việc, bạn có thể tự tin giao cho họ những nhiệm vụ lớn hơn.
Thống nhất timeline và milestone
Bạn nên đặt timeline và milestone cụ thể cho từng đầu việc hoặc deliverable ở giai đoạn này. Điều đó giúp bạn theo dõi tiến độ và bảo đảm deadline được đáp ứng. Ngoài ra, bạn cũng kiểm soát tốt hơn cả chi phí lẫn thời gian phát triển vì từng giai đoạn đều minh bạch và có lịch trình rõ ràng.
Lập kế hoạch giao tiếp
Create a communication plan between you and your Offshore Software Development team
Như đã đề cập, giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng khi sử dụng dịch vụ offshore development. Trong mô hình hợp tác này, kế hoạch giao tiếp còn quan trọng hơn nữa vì có các yếu tố như khoảng cách địa lý, hiểu nhầm, múi giờ, hình thức báo cáo và nhiều yếu tố khác. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên tổng hợp toàn bộ yêu cầu của mình và xây dựng một communication plan để bảo đảm mọi thông tin cần thiết đều được truyền đạt rõ ràng.
- Phương thức giao tiếp
- E-mail communication.
- Ứng dụng nhắn tin.
- Video conference call.
- Tần suất họp
- Daily report.
- Weekly email report.
- Báo cáo theo từng giai đoạn.
- Weekly town hall meeting.
- Thời gian – cần nhất quán và hợp lý với giờ địa phương của bạn cũng như múi giờ của đội ngũ phát triển.
Kế hoạch giao tiếp càng rõ, dự án càng vận hành trơn tru.
Yêu cầu đội ngũ offshore gửi báo cáo hằng tuần
Báo cáo hằng tuần là lựa chọn rất nên có. Cụ thể, nó cho thấy đối tác đã hoàn thành được bao nhiêu việc và giúp bạn đánh giá hiệu quả làm việc của họ. Ngoài ra, nó cũng giúp dự án luôn được giám sát và đi đúng hướng. Hơn nữa, báo cáo hằng tuần còn giúp phát hiện sớm rủi ro tiềm ẩn để xử lý ngay lập tức.
Xác định mức độ giám sát cần thiết hằng ngày
Mức độ giám sát phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Nếu dự án còn mới với bạn, việc giám sát thường xuyên là hợp lý. Sau đó, khi đã quen và có nhiều trải nghiệm hơn, bạn có thể giảm dần mức độ can thiệp.
Ngoài ra, tần suất giám sát phù hợp cũng giúp bạn bảo đảm mọi thứ đang đi đúng hướng.
Làm rõ vai trò và trách nhiệm của tất cả bên liên quan
Để tránh nhầm lẫn giữa các vai trò trong nhóm, bạn nên làm rõ và định nghĩa trách nhiệm cụ thể cho từng người. Ví dụ, ai phụ trách báo cáo hằng tuần? Ai chịu trách nhiệm trình bày dự án mỗi tuần? Và cấu trúc nội dung trình bày nên như thế nào?
Bước này giúp quy trình vận hành trơn tru hơn, giảm sự trùng lặp công việc và tăng hiệu suất.
Chọn đội ngũ offshore có chuyên môn đúng với tech stack của bạn
Tương tự các yếu tố khác cần được làm rõ, toàn bộ công cụ, quy trình kỹ thuật và chuyên môn công nghệ mà dự án yêu cầu nên được trao đổi ngay từ đầu của mối quan hệ hợp tác.
Chọn đội ngũ hiểu lĩnh vực kinh doanh của bạn
Một mẹo hữu ích khi nghiên cứu đối tác là ưu tiên những đội ngũ đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của bạn. Bạn nên tìm hiểu các success story và tham khảo từ khách hàng trước đó của họ. Ở giai đoạn này, việc cross-check từ nhiều nguồn là rất có giá trị. Ngoài ra, một đối tác có kinh nghiệm trong ngành sẽ giúp các bên dễ ở cùng một mặt bằng nhận thức hơn và cùng tập trung vào mục tiêu thành công.
Hiểu rõ yêu cầu và phương thức thanh toán
Bạn nên nắm thật rõ cách thức thanh toán sẽ diễn ra. Ví dụ, đối tác có yêu cầu trả trước hay không? Và thời điểm thanh toán là khi nào?
Trên thực tế, điều này giúp tránh xung đột liên quan đến lịch thanh toán và bảo đảm mọi khoản chi vẫn nằm trong ngân sách.
Đảm bảo không có rào cản giao tiếp
Rào cản giao tiếp hoặc rào cản ngôn ngữ luôn cần được chú ý. Tất nhiên sẽ lý tưởng nếu đối tác nói cùng ngôn ngữ với bạn. Tuy nhiên, vì bạn đang tìm một đối tác offshore, việc xác định năng lực ngôn ngữ của họ là rất quan trọng. Đừng mặc định rằng ai cũng nói được một ngôn ngữ nhất định, và ngược lại.
Tìm đội ngũ phù hợp với văn hóa công ty của bạn
Để xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài, sẽ là một điểm cộng lớn nếu bạn tìm được đội ngũ phù hợp với văn hóa công ty của mình. Văn hóa làm việc có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách phối hợp hằng ngày. Bạn đã bao giờ tự hỏi vì sao có những người làm việc rất tốt nhưng lại không thể gắn bó lâu dài với một công ty chưa? Thực tế, xung đột văn hóa có thể xảy ra theo cách rất khó nhìn thấy.
Điều này giúp bạn đánh giá khả năng hợp tác dài hạn. Tuy nhiên, nó cũng không nên được ưu tiên quá mức so với các yếu tố cốt lõi khác.
Làm rõ quyền sở hữu trí tuệ
Một thỏa thuận quan trọng khác là quyền sở hữu trí tuệ. Đây là yếu tố xác định tính hợp lệ của tài sản trí tuệ liên quan đến dự án đang phát triển. Vì vậy, điều quan trọng là mọi thứ phải được làm rõ để tránh xung đột. Nói ngắn gọn, bạn cần biết rõ ai sở hữu điều gì, và liệu có cần các thỏa thuận riêng cho những vấn đề như trưng bày hay thương mại hóa hay không.
Ký thỏa thuận bảo mật (NDA)
Bạn luôn nên có thỏa thuận không tiết lộ thông tin, nhằm ngăn các bên liên quan làm lộ bất kỳ thông tin mật nào về nhau hoặc bí mật kinh doanh. NDA này sẽ giúp bạn giảm rủi ro nếu có sự cố phát sinh.
Bảo đảm hợp đồng có điều khoản chấm dứt
Không ai biết trước tương lai sẽ ra sao, vì vậy cần chuẩn bị điều khoản chấm dứt hợp đồng với các điều kiện cụ thể trong trường hợp một bên vi phạm điều khoản đã thỏa thuận. Hãy tin rằng, điều khoản chấm dứt chưa bao giờ là một sự lo lắng thừa.
Tóm tắt và lưu lại các trao đổi quan trọng bằng văn bản
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, toàn bộ thông tin, bao gồm cả trao đổi bằng lời và không bằng lời, đều nên được ghi lại thành văn bản. Đây là cách đơn giản để bạn và đối tác không bỏ sót bất kỳ chi tiết hay đầu việc quan trọng nào.
Có thể hiện tại bạn cảm thấy bước này chưa thực sự cần thiết, nhưng đến một lúc nào đó bạn sẽ thấy nó rất có giá trị trong checklist thuê đội ngũ phát triển phần mềm offshore của mình.
Kết luận
Đội ngũ phát triển phần mềm offshore mang lại nhiều lợi ích nên ngày càng trở nên phổ biến trong thế giới công nghệ. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều yếu tố cần được xem xét cẩn thận. Vì vậy, chúng tôi tổng hợp checklist thuê đội ngũ phát triển phần mềm offshore này như một tài liệu tham khảo. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển hiệu quả hơn.
