Khi công nghệ phát triển, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn để tìm giải pháp phần mềm phù hợp cho tăng trưởng. Giữa phần mềm có sẵn và phần mềm tùy chỉnh, bạn đã từng cân nhắc một chiến lược kết hợp giữa hai hướng này chưa? Nói cách khác, khi nào nên dùng phần mềm có sẵn, vì sao không nên dùng nó trong một số thời điểm nhất định, và khi nào phần mềm tùy chỉnh mới là lựa chọn phù hợp?
Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng nhìn lại điểm giống và khác nhau giữa hai nhóm giải pháp này.
Mục lục ẩn
- 1) Phần mềm có sẵn và phần mềm tùy chỉnh
- 2) Khi nào và vì sao nên dùng phần mềm có sẵn
- 3) Khi nào và vì sao nên phát triển phần mềm tùy chỉnh
- 4) Chiến lược kết hợp phần mềm có sẵn và phần mềm tùy chỉnh
- 5) Kết luận
Phần mềm có sẵn và phần mềm tùy chỉnh
Hai loại phần mềm này là gì?
Phần mềm có sẵn là một gói giải pháp hoàn chỉnh mà doanh nghiệp có thể mua và sử dụng mà không cần phát triển thêm logic hoặc tính năng chuyên biệt. Một số giải pháp cần cài đặt theo hướng dẫn trước khi dùng, trong khi một số ứng dụng khác có thể sử dụng gần như ngay sau khi tải xuống. Ngược lại, phần mềm tùy chỉnh là giải pháp được thiết kế riêng cho một nhóm khách hàng hoặc một tổ chức cụ thể.
Điểm giống nhau
- Đều là công cụ công nghệ.
- Đều phục vụ mục tiêu vận hành hoặc tăng trưởng.
Cả hai đều là giải pháp công nghệ được xây dựng dựa trên nhu cầu sử dụng, nhưng tiếp cận theo hai cách khác nhau để hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc quy trình.
Điểm khác nhau
| Phần mềm có sẵn | Phần mềm tùy chỉnh | |
|---|---|---|
| Chi phí | Rẻ hơn ở giai đoạn đầu. Có thể phát sinh chi phí bảo trì, nâng cấp hoặc phí ẩn. | Chi phí ban đầu cao hơn. Chi phí vận hành có thể tối ưu hơn về lâu dài. |
| Thời gian | Có thể sử dụng sau khi mua. | Cần nhiều thời gian hơn để thiết kế, phát triển và kiểm thử. |
| Chức năng | Đáp ứng nhu cầu phổ biến ở mức cơ bản. | Cung cấp chức năng sâu hơn và phù hợp với nhu cầu đặc thù. |
| Quy mô thị trường | Rộng hơn vì được xây dựng cho nhiều người dùng phổ thông. | Tập trung vào nhóm khách hàng hoặc tổ chức cụ thể. |
| Cộng đồng người dùng | Cộng đồng lớn, dễ tìm hỗ trợ và tiết kiệm thời gian. | Cộng đồng nhỏ hơn, khó nhận hỗ trợ tức thì từ người dùng khác. |
| Hỗ trợ và bảo trì | Có trung tâm hỗ trợ; bản cập nhật mới có thể phát sinh thêm phí. | Hỗ trợ và cập nhật theo vòng đời dự án; điều kiện phụ thuộc vào thỏa thuận phát triển. |
| Bảo mật | Phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp; thường là mục tiêu quen thuộc của tin tặc. | Doanh nghiệp có nhiều quyền kiểm soát hơn; trách nhiệm bảo mật cũng cao hơn. |
Ngoài các điểm khác biệt nổi bật trên, bạn có thể tìm thêm nhiều so sánh khác như Off-the-Shelf Software and Custom Software – What is the main difference? hoặc The pros and cons of Off-the-shelf vs Bespoke Website Solutions.
Khi nào và vì sao nên dùng phần mềm có sẵn
Hãy xem xét kỹ các yếu tố dưới đây trước khi đưa ra quyết định.
Các yếu tố cần cân nhắc
Chi phí
Chi phí luôn là vấn đề lớn với chủ doanh nghiệp. Phần mềm có sẵn thường là lựa chọn phù hợp, đặc biệt khi doanh nghiệp mới bắt đầu trong một lĩnh vực. Chi phí ban đầu thấp hơn nhiều so với giải pháp thiết kế riêng. Tuy nhiên, phí bảo trì, bản cập nhật, gói đăng ký hằng tháng hoặc hằng năm có thể tạo ra chi phí phát sinh về sau.
Triển khai
Triển khai nhanh là một lợi thế của phần mềm có sẵn. Doanh nghiệp không phải chờ đợi quá lâu cho giai đoạn xây dựng và kiểm thử. Các giải pháp này thường được thiết kế cho nhu cầu cơ bản của số đông, nên người dùng cũng không mất quá nhiều thời gian để làm quen. Nói ngắn gọn, doanh nghiệp có thể vận hành gần như ngay sau khi mua.
Nhu cầu doanh nghiệp
Lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu thực tế. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần phần mềm được thiết kế riêng ngay từ đầu. Nếu quy trình chưa quá đặc thù và các chức năng cơ bản đã đủ đáp ứng, phần mềm có sẵn có thể là phương án hợp lý.
Giai đoạn định hướng
Doanh nghiệp nào cũng có giai đoạn xác định hướng đi. Đây là một phần của quá trình tăng trưởng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ yêu cầu thực tế cho các mục tiêu phát triển sau này. Ở giai đoạn còn nhiều giả định, đầu tư lớn vào phần mềm tùy chỉnh có thể chưa phải lựa chọn tối ưu. Phần mềm có sẵn giúp thử nghiệm và vận hành nhanh hơn trước khi cam kết đầu tư sâu.
Cộng đồng người dùng
Đừng xem nhẹ giá trị của một cộng đồng lớn; bạn có thể cần đến nó vào những thời điểm không ngờ nhất.
Vì thường có giá thấp hơn và phục vụ nhu cầu phổ biến, phần mềm có sẵn thường sở hữu cộng đồng người dùng lớn hơn. Nếu trung tâm hỗ trợ không giải quyết được vấn đề kịp thời, bạn vẫn có thể tìm kinh nghiệm từ cộng đồng.
Vì sao nên dùng phần mềm có sẵn?
Như đã phân tích, phần mềm có sẵn thường phù hợp với nhiều doanh nghiệp nhờ chi phí dễ tiếp cận. Dù có thể phát sinh phí hằng tháng hoặc hằng năm, tổng chi phí ban đầu thường vẫn thấp hơn so với phát triển phần mềm tùy chỉnh. Ngoài chi phí, giải pháp có sẵn còn có các ưu điểm:
- Tiện lợi.
- Có sẵn nhiều chức năng hữu ích.
- Cấu hình tương đối tốt cho nhu cầu phổ biến.
- Dễ sử dụng.
Khi nào phần mềm có sẵn là lựa chọn phù hợp nhất?
Với kinh nghiệm triển khai phần mềm, chúng tôi thường khuyến nghị cân nhắc phần mềm có sẵn trong các trường hợp:
- Doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới bước vào một lĩnh vực.
- Chưa có định hướng rõ ràng về tăng trưởng sản phẩm, yêu cầu web app hoặc mobile app.
- Ngân sách hạn chế.
- Chưa có đội ngũ kỹ thuật nội bộ.
- Cần phần mềm để vận hành ngay.
Dưới đây là một vài ví dụ dễ hình dung.
Dropbox
Nhiều công ty dùng Dropbox để lưu trữ, chia sẻ tài liệu trong nội bộ hoặc chia sẻ thông tin quan trọng với một bên cụ thể. Dropbox cung cấp dung lượng miễn phí ban đầu cho tài khoản. Khi nhu cầu lưu trữ vượt quá mức miễn phí, doanh nghiệp cần mua gói phù hợp và thanh toán theo tháng hoặc theo năm để duy trì vận hành.
Google Calendar
Là một trong các sản phẩm miễn phí của Google, Google Calendar giúp tạo lịch họp, gửi thông báo, chia sẻ và liên kết tài liệu một cách thuận tiện. Công cụ này miễn phí và gắn với tài khoản Gmail hoặc Google của người dùng.
Khi nào và vì sao nên phát triển phần mềm tùy chỉnh
Bên cạnh phần mềm có sẵn, hãy xem vì sao phát triển phần mềm tùy chỉnh lại là lựa chọn phù hợp với nhiều doanh nghiệp.
Các yếu tố cần cân nhắc
Chi phí
Chất lượng thường đi cùng chi phí. Phần mềm tùy chỉnh thường đắt hơn một giải pháp phổ biến đơn giản. Tuy nhiên, nó được thiết kế theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và có thể bao phủ nhiều chức năng chuyên sâu hơn. Đây là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp cần một sản phẩm phục vụ phân khúc hoặc quy trình riêng.
Ngoài ra, phần mềm tùy chỉnh giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào bên thứ ba trong những phần quan trọng của vận hành. Giao diện và trải nghiệm riêng cũng có thể hỗ trợ định vị sản phẩm tốt hơn trong thị trường.
Triển khai
Phần mềm tùy chỉnh thường cần vài tháng để lập kế hoạch, xây dựng và kiểm thử. Tuy nhiên, thời gian chờ này có thể xứng đáng nếu giải pháp cuối cùng giúp quy trình vận hành nhanh hơn, liền mạch hơn và ít bị ảnh hưởng bởi các rủi ro từ hệ thống không phù hợp.
Nhu cầu doanh nghiệp
Phần mềm tùy chỉnh tập trung vào nhu cầu cốt lõi và nhu cầu mở rộng của người dùng. Đây cũng có thể trở thành một lợi thế cạnh tranh, vì giải pháp được thiết kế xoay quanh quy trình riêng của doanh nghiệp thay vì buộc doanh nghiệp điều chỉnh quy trình theo công cụ chung.
Hỗ trợ và bảo trì
Với phần mềm tùy chỉnh, hỗ trợ và cập nhật thường được thực hiện trong suốt vòng đời dự án theo phạm vi thỏa thuận. Tại HDWEBSOFT, chúng tôi tập trung đảm bảo hiệu năng, chất lượng và khả năng cải tiến liên tục cho các dự án phần mềm của khách hàng.
Vì sao nên phát triển phần mềm tùy chỉnh?
Doanh nghiệp nên cân nhắc phần mềm tùy chỉnh khi các yếu tố sau trở nên quan trọng:
- Cần sản phẩm khác biệt và có tính cạnh tranh trên thị trường.
- Sẵn sàng đầu tư thời gian để có giải pháp phù hợp hơn.
- Cần ứng dụng chuyên nghiệp, chi tiết và bám sát quy trình.
- Muốn nâng vị thế sản phẩm hoặc dịch vụ trên thị trường.
- Cần dải chức năng rộng và chuyên sâu.
- Cần hỗ trợ và bảo trì dài hạn.
- Muốn kiểm soát tốt hơn chi phí vận hành và nâng cấp về lâu dài.
Khi nào phần mềm tùy chỉnh là lựa chọn phù hợp nhất?
Một giải pháp tùy chỉnh thể hiện rõ giá trị khi:
- Doanh nghiệp đã có kinh nghiệm và hiểu rõ các chức năng mình cần.
- Không có đội ngũ kỹ thuật nội bộ đủ năng lực triển khai toàn bộ dự án.
- Hiểu rõ nhu cầu người dùng.
- Không bị áp lực phải dùng ngay lập tức.
- Có yêu cầu cao về bảo mật và quyền riêng tư mà phần mềm có sẵn không đáp ứng tốt.
- Phần mềm có sẵn hiện tại không còn đáp ứng nhu cầu phát triển dài hạn.
- Cần phần mềm thể hiện giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn quan trọng trong hành trình phát triển, vì vậy đừng ngần ngại xây dựng giải pháp riêng khi đã đủ cơ sở.
Hãy xem ví dụ sau.
Bạn đang vận hành một trung tâm ngoại ngữ và muốn có web app hoặc mobile app giảng dạy được thiết kế riêng. Dù ứng dụng hiện tại vẫn chạy ổn, bạn chưa hài lòng với những gì đang có.
Đây có thể là thời điểm phù hợp để chọn phần mềm tùy chỉnh. Bạn có thể góp ý, điều chỉnh và cùng đối tác phát triển phần mềm hoàn thiện ứng dụng lý tưởng. Từ giao diện đến chức năng, doanh nghiệp có thể yêu cầu thay đổi trước hoặc sau khi triển khai chính thức tùy theo phạm vi dự án.
Chiến lược kết hợp phần mềm có sẵn và phần mềm tùy chỉnh
Bạn đã từng nghĩ đến việc kết hợp phần mềm có sẵn và phần mềm tùy chỉnh trong chiến lược công nghệ chưa? Đây là một cách tiếp cận phổ biến, dù đôi khi doanh nghiệp không gọi tên nó như vậy. Hãy cùng tìm hiểu khi nào và vì sao chiến lược kết hợp này trở nên cần thiết.
Vì sao cần kết hợp?
Việc kết hợp nhiều công cụ phần mềm không còn là điều xa lạ. Thị trường có rất nhiều ứng dụng phục vụ vận hành doanh nghiệp, nhưng hiếm có công cụ nào đáp ứng trọn vẹn mọi yêu cầu. Vì mỗi doanh nghiệp có nhu cầu riêng, chiến lược hợp lý là tận dụng điểm mạnh của từng loại phần mềm để tạo nên hệ thống phù hợp nhất với tổ chức.
Hơn nữa, phần mềm có sẵn và phần mềm tùy chỉnh có những đặc điểm khác nhau. Khi kết hợp đúng cách, doanh nghiệp có thể vừa tận dụng tốc độ và chi phí của giải pháp có sẵn, vừa bổ sung năng lực riêng bằng các phần tùy chỉnh.
Khi nào cần kết hợp?
Đây là một câu hỏi không dễ trả lời, vì quyết định thường đến từ tình huống thực tế.
Nhu cầu luôn tồn tại, nhưng khi nào chiến lược kết hợp thực sự cần thiết và phù hợp? Để quyết định đúng, product owner cần cân nhắc ngân sách, yêu cầu và mức độ cần thiết. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần đánh giá liệu chi phí bỏ ra có tương xứng với kết quả nhận được hay không. Với kinh nghiệm triển khai phần mềm, chúng tôi khuyến nghị liệt kê thông tin và áp dụng mô hình ưu tiên như The Action Priority Matrix.
- Trước hết, hãy liệt kê các thay đổi hoặc tính năng lớn cần thêm hoặc chỉnh sửa cho ứng dụng lý tưởng. Đừng quên ước tính thời gian cần để áp dụng vào công việc.
- Tiếp theo, hãy chấm điểm mức độ cần thiết cùng với chi phí. Những thay đổi đáng đầu tư thời gian và ngân sách nên có điểm ưu tiên cao hơn.
- Sau đó, đưa các thay đổi vào Action Priority Matrix dựa trên điểm số ở bước trước.
- Cuối cùng, ưu tiên các yếu tố quan trọng và loại bỏ những thay đổi kém hiệu quả hoặc gây lãng phí ngân sách.
Ví dụ, phần mềm có sẵn hiện tại đáp ứng hầu hết nhu cầu, nhưng hệ thống báo cáo lại chưa đủ tốt. Nếu báo cáo là yếu tố quan trọng để trình bày với nhà đầu tư, doanh nghiệp có thể dùng mô hình ưu tiên để đánh giá từng yếu tố:
- Nhu cầu tùy chỉnh phần mềm ở một mức độ nhất định.
- Chức năng đóng vai trò như phiên bản mở rộng của phần mềm có sẵn.
- Khả năng đọc, phân tích dữ liệu và xây dựng báo cáo theo yêu cầu của nhà đầu tư.
Nếu bạn cần tư vấn sâu hơn, HDWEBSOFT có thể đồng hành như một đối tác phát triển phần mềm đáng tin cậy.
Kết hợp như thế nào?
Tích hợp hệ thống là một vấn đề kỹ thuật rõ ràng. Vì vậy, doanh nghiệp cần đội ngũ chuyên gia phân tích bài toán, xác định rủi ro và đưa ra hướng triển khai phù hợp. Về mặt giải pháp, có thể xem xét các tình huống sau.
Xây phần mềm tùy chỉnh như phần mở rộng của giải pháp có sẵn
Đây là trường hợp phần mềm có sẵn hiện tại cần được mở rộng để tạo ra trải nghiệm mới hiệu quả hơn, ấn tượng hơn hoặc phù hợp hơn với yêu cầu vận hành.
Xây phần mềm tùy chỉnh để kết nối hai hoặc nhiều phần mềm có sẵn
Tình huống này xảy ra khi doanh nghiệp đang dùng từ hai phần mềm có sẵn trở lên. Nếu một hệ thống phụ thuộc vào dữ liệu của hệ thống khác, nhân sự có thể mất nhiều giờ để xuất dữ liệu thủ công rồi nhập vào công cụ còn lại. Khi đó, xây một phần mềm hoặc lớp tích hợp để kết nối dữ liệu có thể giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực.
Nhúng phần mềm có sẵn như phần mở rộng của phần mềm tùy chỉnh
Trong thực tế, nhiều phần mềm có sẵn xử lý rất tốt các nghiệp vụ phổ biến. Một số nhà cung cấp cũng cho phép nhúng giải pháp của họ vào website hoặc hệ thống riêng. Zendesk là một ví dụ: doanh nghiệp có thể tích hợp các thành phần hỗ trợ khách hàng vào nền tảng hiện có.
Đây là hướng tiếp cận đáng cân nhắc khi doanh nghiệp muốn tận dụng năng lực đã có của nhà cung cấp nhưng vẫn cần tùy chỉnh một phần trải nghiệm. Chẳng hạn, một tổ chức lớn có quy trình chăm sóc khách hàng đặc thù mà Zendesk tiêu chuẩn chưa đáp ứng hoàn toàn có thể xây dựng lớp tùy chỉnh xoay quanh hệ thống này.
Kết luận ngắn về chiến lược kết hợp
Chiến lược kết hợp thường là một bài toán nhiều lớp. Do đó, doanh nghiệp cần thận trọng trước khi ra quyết định. Ngoài ra, nên có phương án dự phòng cho từng giai đoạn tăng trưởng. Khi phát sinh vấn đề giữa hai hoặc nhiều phần mềm, phương án tạm thời sẽ giúp giảm rủi ro gián đoạn vận hành.
Kết luận
Tóm lại, mọi chiến lược phần mềm đều có ưu và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp nên nghiên cứu kỹ, hiểu rõ nhu cầu hiện tại và đánh giá rủi ro trước khi quyết định đầu tư.
HDWEBSOFT, với vai trò là một công ty phát triển phần mềm tùy chỉnh, luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng giải pháp phù hợp với mục tiêu vận hành và tăng trưởng.
