การจัดการข้อมูล Salesforce เป็นรากฐานของระบบ CRM ที่มีประสิทธิภาพสูง คุณภาพข้อมูลที่ต่ำมีต้นทุนเฉลี่ย $12.9 ล้านต่อปี สำหรับธุรกิจ ตามการศึกษาล่าสุด เมื่อ Salesforce instance ของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลซ้ำ เรกคอร์ดที่ล้าสมัย หรือข้อมูลไม่สม่ำเสมอ ทีมของคุณจะเสียเวลาอันมีค่า ยิ่งไปกว่านั้น คุณอาจเสี่ยงต่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญโดยอิงจากข้อมูลที่ผิดพลาด ดังนั้น ความเข้าใจเกี่ยวกับ SFDC ใน Salesforce และสถาปัตยกรรมข้อมูลจึงเป็นขั้นตอนแรกสู่การสร้างกรอบการจัดการข้อมูลที่แข็งแกร่ง
คู่มือฉบับสมบูรณ์นี้จะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้ เราจะครอบคลุมแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด สำรวจเครื่องมือจัดการข้อมูลที่จำเป็น และนำเสนอกลยุทธ์ที่นำไปใช้ได้จริง เมื่ออ่านจบ คุณจะมีแผนงานที่ชัดเจนในการเปลี่ยนข้อมูล Salesforce จากความยุ่งเหยิงให้กลายเป็นข้อมูลที่ควบคุมได้อย่างเป็นระบบ
การจัดการข้อมูลใน Salesforce คืออะไร?
การจัดการข้อมูลใน Salesforce หมายถึง กระบวนการ นโยบาย และแนวปฏิบัติ ที่ช่วยให้ ข้อมูล CRM ของคุณยังคงแม่นยำ เข้าถึงได้ และปลอดภัย ไม่ใช่เพียงเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล แต่เกี่ยวกับ การรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลตลอดวงจรชีวิตทั้งหมด ตั้งแต่การป้อนข้อมูลครั้งแรก ไปจนถึงการอัปเดตอย่างต่อเนื่องและการเก็บถาวรในท้ายที่สุด ทุกขั้นตอนต้องใส่ใจอย่างรอบคอบ
การจัดการข้อมูล Salesforce ที่ครอบคลุมประกอบด้วยองค์ประกอบหลักหลายประการ:
คุณภาพและความแม่นยำของข้อมูล
คุณภาพเริ่มตั้งแต่จุดป้อนข้อมูล เมื่อผู้ใช้ป้อนข้อมูลอย่างสม่ำเสมอและครบถ้วน ฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณก็จะได้รับประโยชน์ อย่างไรก็ตาม คุณภาพข้อมูลไม่ได้จำกัดอยู่แค่การป้อนข้อมูลครั้งแรก การตรวจสอบเป็นประจำ กฎการตรวจสอบ และการตรวจหาข้อมูลซ้ำ ล้วนช่วยรักษามาตรฐานระดับสูง อันที่จริง องค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมีประสิทธิภาพในการหาลูกค้าใหม่เพิ่มขึ้น 23 เท่า รักษาลูกค้าได้ดีขึ้น 6 เท่า และมีแนวโน้มเห็นกำไรเพิ่มขึ้น 19 เท่า
การจัดระเบียบและโครงสร้างข้อมูล
โครงสร้างกำหนดว่าทีมของคุณค้นหาและใช้ข้อมูลได้ง่ายเพียงใด อันที่จริง Salesforce มี custom objects, fields และ relationships เพื่อจัดระเบียบข้อมูลอย่างเป็นระบบ ดังนั้น การจัดระเบียบที่เหมาะสมจึงช่วยให้พนักงานขายใช้เวลาค้นหาน้อยลงและมีเวลาในการขายมากขึ้น นอกจากนี้ ข้อมูลที่มีโครงสร้างดียังทำให้การรายงานและการวิเคราะห์มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ความปลอดภัยและการกำกับดูแลข้อมูล
ความปลอดภัยช่วยปกป้องสินทรัพย์ทางธุรกิจที่มีค่าที่สุดของคุณ นั่นคือข้อมูลลูกค้า Salesforce มีฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง เช่น role hierarchies, field-level permissions และ sharing rules ขณะเดียวกัน การกำกับดูแลจะกำหนดว่าใครเป็นเจ้าของข้อมูล ใครสามารถแก้ไขข้อมูลได้ และติดตามการเปลี่ยนแปลงอย่างไร องค์ประกอบเหล่านี้ร่วมกันสร้าง ความรับผิดชอบที่ตรวจสอบได้และการปฏิบัติตามข้อกำหนดในกระบวนการจัดการข้อมูล Salesforce
การผสานรวมและการย้ายข้อมูล
ธุรกิจสมัยใหม่ไม่ค่อยดำเนินงานโดด ๆ ข้อมูล Salesforce ของคุณน่าจะต้องเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์ม marketing automation ระบบบัญชี และเครื่องมือบริการลูกค้า การผสานรวม ช่วยให้ข้อมูลไหลเวียนระหว่างระบบได้อย่างราบรื่น ส่วน การย้ายข้อมูล เกี่ยวข้องกับ การย้ายข้อมูลเข้าหรือออกจาก Salesforce โดยยังคงรักษาคุณภาพและความสัมพันธ์ของข้อมูลไว้
ผลกระทบจากการละเลยการจัดการข้อมูลใน Salesforce อาจรุนแรงได้ ตัวอย่างเช่น เรกคอร์ดซ้ำทำให้ผู้ใช้หงุดหงิดและทำให้ผลการวิเคราะห์คลาดเคลื่อน ขณะที่ข้อมูลติดต่อล้าสมัยอาจทำให้พลาดโอกาสทางธุรกิจ ดังนั้น ธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับการจัดการข้อมูลจะมีผลิตภาพที่ดีขึ้น มอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น และพยากรณ์ได้แม่นยำยิ่งขึ้น
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce
การนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce ที่พิสูจน์แล้วไปใช้ จะเปลี่ยน CRM ของคุณจากแหล่งทิ้งข้อมูลให้กลายเป็นสินทรัพย์เชิงกลยุทธ์ แนวปฏิบัติเหล่านี้เป็นรากฐานของความเป็นเลิศด้านข้อมูลที่ยั่งยืน มาสำรวจแนวทางสำคัญที่สุดที่องค์กรชั้นนำใช้กัน
จัดตั้งระบบกำกับดูแลข้อมูลที่ครอบคลุม
การกำกับดูแลที่แข็งแกร่งเริ่มด้วยความเป็นเจ้าของที่ชัดเจน ทุกองค์ประกอบข้อมูลใน Salesforce instance ของคุณควรมีเจ้าของที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบความถูกต้อง บุคคลนี้ไม่จำเป็นต้องดูแลรักษาทุกเรกคอร์ด แต่จะเป็นผู้กำหนดมาตรฐานและแก้ไขข้อขัดแย้ง
กำหนดมาตรฐานข้อมูล
ก่อนอื่น การจัดทำเอกสารเป็นสิ่งสำคัญต่อความสม่ำเสมอ มาตรฐานข้อมูลของคุณควรครอบคลุม รูปแบบการตั้งชื่อ (naming conventions) ฟิลด์ที่จำเป็น และค่าที่ยอมรับได้ ตัวอย่างเช่น กำหนดว่าจะใช้ “St.” หรือ “Street” ในที่อยู่ หรือกำหนดว่าหมายเลขโทรศัพท์ต้องมีรหัสประเทศหรือไม่ การตัดสินใจเล็ก ๆ เหล่านี้ช่วยป้องกันปัญหาใหญ่ในภายหลัง
ยิ่งไปกว่านั้น นำ validation rules ไปใช้ เพื่อบังคับใช้มาตรฐานของคุณโดยอัตโนมัติ validation rules สามารถกำหนดรูปแบบที่ระบุไว้ ป้องกันการป้อนข้อมูลไม่ครบถ้วน หรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าความสัมพันธ์ของข้อมูลเป็นไปตามตรรกะ เมื่อผู้ใช้ไม่สามารถบันทึกข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง คุณภาพข้อมูลก็จะดีขึ้นอย่างมาก
มอบหมายความรับผิดชอบชัดเจน
ในการจัดการข้อมูล Salesforce ควรจัดตั้ง คณะกรรมการกำกับดูแลข้อมูลที่ประชุมเป็นประจำ กลุ่มนี้ควรมีตัวแทนจากฝ่ายขาย การตลาด ฝ่ายบริการลูกค้า และ IT ร่วมกันตรวจสอบตัวชี้วัดคุณภาพข้อมูล พูดคุยเกี่ยวกับความท้าทาย และอนุมัติการเปลี่ยนแปลงนโยบาย นอกจากนี้ การประชุมเป็นประจำยังช่วยให้การจัดการข้อมูลอยู่ในสายตาและได้รับการจัดลำดับความสำคัญ
รักษามาตรฐานคุณภาพข้อมูลที่เข้มงวด
คุณภาพไม่ใช่ความสำเร็จครั้งเดียว แต่ต้องอาศัยความพยายามอย่างต่อเนื่อง การบำรุงรักษาอย่างสม่ำเสมอช่วยป้องกันไม่ให้ปัญหาเล็ก ๆ ลุกลามเป็นปัญหาใหญ่
ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลประจำ
กำหนดการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลทุกไตรมาส ระหว่างการตรวจสอบ ให้ตรวจสอบ อัตราการเกิดข้อมูลซ้ำ เรกคอร์ดที่กรอกข้อมูลไม่ครบถ้วน และข้อมูลล้าสมัย ใช้รายงานของ Salesforce เพื่อระบุรูปแบบและจุดที่มีปัญหา ตัวอย่างเช่น หากลีดจากฝ่ายการตลาดมักขาดหมายเลขโทรศัพท์ ให้แก้ไขที่ต้นเหตุ
นอกจากนี้ อย่าลืมกำหนด KPI สำหรับคุณภาพข้อมูล ติดตามตัวชี้วัด เช่น เปอร์เซ็นต์ข้อมูลซ้ำ อัตราความครบถ้วนของข้อมูล และระยะเวลาในการอัปเดตเรกคอร์ด เมื่อวัดคุณภาพข้อมูลแล้ว คุณก็สามารถปรับปรุงข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ
นำการป้องกันข้อมูลซ้ำไปใช้
ข้อมูลซ้ำเป็นหนึ่งในปัญหาด้านคุณภาพข้อมูลที่พบบ่อยที่สุด โชคดีที่ Salesforce มีเครื่องมือจัดการข้อมูลซ้ำในตัว ตามแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce ควรกำหนดค่า matching rules เพื่อ ระบุเรกคอร์ดที่อาจซ้ำโดยพิจารณาจากชื่อ อีเมล หรือเกณฑ์อื่น ๆ จากนั้นจึงสร้าง duplicate rules เพื่อบล็อกหรือแจ้งเตือนผู้ใช้ระหว่างป้อนข้อมูล
นอกจากนี้ ให้ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลซ้ำเป็นประจำกับเรกคอร์ดที่มีอยู่ เมื่อพบข้อมูลซ้ำ ควร รวมเรกคอร์ดอย่างระมัดระวังเพื่อรักษาข้อมูลสำคัญทั้งหมด ดังนั้น จึงควรบันทึกการตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมข้อมูลไว้เพื่อรักษา audit trail
เพิ่มพูนข้อมูลเชิงรุก
การเพิ่มพูนข้อมูลจะเติมข้อมูลที่มีคุณค่าให้กับเรกคอร์ดที่มีอยู่ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลประชากร ข้อมูลบริษัท หรือโปรไฟล์โซเชียลมีเดีย ดังนั้น ข้อมูลที่เพิ่มพูนแล้วจึงช่วยให้ทีมขายและทีมการตลาดเข้าใจบริบทและปรับแนวทางให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละรายได้
พิจารณาใช้บริการ data enrichment ที่เติมข้อมูลให้เรกคอร์ดของคุณโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ควร ตรวจสอบข้อมูลที่เติมเข้ามาก่อนนำไปใช้ สำหรับการตัดสินใจที่สำคัญ โปรดจำไว้ว่า การเพิ่มพูนข้อมูลโดยอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลา แต่ไม่ได้แม่นยำ 100% เสมอไป
ใช้มาตรการควบคุมความปลอดภัยและการเข้าถึงที่รัดกุม
ความปลอดภัยกับการจัดการข้อมูล Salesforce เป็นเรื่องที่แยกจากกันไม่ได้ การปกป้องข้อมูลไม่ได้หมายถึงเพียงการป้องกันการรั่วไหลเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการทำให้ผู้ใช้เข้าถึงเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการทำงานของตน
ออกแบบ Role Hierarchies อย่างระมัดระวัง
Role hierarchies กำหนดว่าผู้ใช้สามารถเข้าถึงเรกคอร์ดใดได้บ้าง และ ลำดับชั้นที่ออกแบบมาอย่างดีจะสะท้อนโครงสร้างองค์กรของคุณ ผู้จัดการฝ่ายขายควรมองเห็นข้อมูลของทีม ขณะที่พนักงานขายแต่ละคนควรมองเห็นเฉพาะเรกคอร์ดของตนเองตามค่าเริ่มต้น
อย่างไรก็ตาม ควรหลีกเลี่ยงการทำให้ hierarchies ซับซ้อนเกินไป เนื่องจากโครงสร้าง role ที่ซับซ้อนเกินไปจะดูแลรักษาและแก้ไขปัญหาได้ยาก ควรรักษาโครงสร้างให้เรียบง่ายในขณะที่ยังตอบโจทย์ความต้องการทางธุรกิจ
กำหนดค่า Field-Level Security
ไม่ใช่ผู้ใช้ทุกคนต้องการเข้าถึงทุกฟิลด์ Field-level security จำกัดการมองเห็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น มูลค่าสัญญาหรือรายละเอียดการติดต่อส่วนบุคคล ผู้ใช้ฝ่ายการเงินอาจเห็นข้อมูลราคา ซึ่งพนักงานขายไม่สามารถเข้าถึงได้ ขณะที่ฝ่ายการตลาดอาจดูแหล่งที่มาของลีด ซึ่งฝ่ายบริการลูกค้าไม่จำเป็นต้องใช้
ดังนั้น คุณควรตรวจสอบการตั้งค่า field-level security ทุกไตรมาส เมื่อองค์กรพัฒนาไป ความต้องการด้านการเข้าถึงก็เปลี่ยนแปลงตามไปด้วย การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอช่วยให้การรักษาความปลอดภัยสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจ และถือเป็นหนึ่งในแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce ที่ได้รับการแนะนำมากที่สุด
กำหนดค่า Sharing Rules อย่างเหมาะสม
Sharing rules ขยายการเข้าถึงเกิน role hierarchies เมื่อจำเป็น ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้าง sharing rule ที่ช่วยให้ทีมสนับสนุนเห็นบัญชีทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงความเป็นเจ้าของ อีกทางหนึ่ง sharing rules สามารถให้ทีมข้ามฟังก์ชันเข้าถึงประเภทเรกคอร์ดเฉพาะ
ดังนั้น ควรจัดทำเอกสารเกี่ยวกับ sharing rules ทั้งหมดให้ชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อต้องแก้ไขปัญหาการเข้าถึง การทำความเข้าใจโมเดล sharing ของคุณเป็นสิ่งสำคัญ กฎที่ไม่ได้จัดทำเอกสารจะสร้างความสับสนและอาจทำให้เกิดช่องว่างด้านความปลอดภัย
วางแผนการผสานรวมข้อมูลเชิงกลยุทธ์
การผสานรวมเชื่อม Salesforce กับระบบนิเวศเทคโนโลยีที่กว้างขึ้น การวางแผนอย่างรอบคอบช่วยป้องกัน data silos และทำให้ข้อมูลสอดคล้องกันในทุกแพลตฟอร์ม
ประเมินตัวเลือก API
Salesforce มีตัวเลือก API หลายรูปแบบสำหรับการผสานรวม:
- REST APIs เหมาะสำหรับธุรกรรมแบบเรียลไทม์ที่ใช้ทรัพยากรน้อย
- Bulk APIs จัดการปริมาณข้อมูลขนาดใหญ่อย่างมีประสิทธิภาพ
- Streaming APIs ช่วยให้อัปเดตข้อมูลได้เกือบแบบเรียลไทม์ตามการเปลี่ยนแปลงของข้อมูล
ธุรกิจจำเป็นต้องเลือก API ที่เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์การผสานรวมในการจัดการข้อมูล Salesforce การใช้ API ไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดปัญหาด้านประสิทธิภาพหรือปัญหาจากข้อจำกัดอัตราการใช้งาน นอกจากนี้ ควรตรวจสอบการใช้งาน API เป็นประจำเพื่อหลีกเลี่ยงการเกินขีดจำกัดในช่วงเวลาสำคัญทางธุรกิจ
ออกแบบสถาปัตยกรรมการผสานรวม
ทำแผนผังการไหลของข้อมูลระหว่างระบบก่อนเริ่มงานผสานรวม ระบุ ว่าระบบใดเป็น “source of truth” สำหรับองค์ประกอบข้อมูลแต่ละรายการ เนื่องจากที่อยู่ลูกค้าอาจมาจาก Salesforce ขณะที่ข้อมูลผลิตภัณฑ์มาจากระบบ ERP
นอกจากนี้ ควรกำหนดความถี่ในการผสานรวม ข้อมูลบางอย่างต้องซิงโครไนซ์แบบเรียลไทม์ ขณะที่ข้อมูลอื่น ๆ สามารถอัปเดตได้ทุกคืน ดังนั้น ความถี่ควรสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจเพื่อป้องกันการเพิ่มภาระให้ระบบโดยไม่จำเป็น
จัดการข้อผิดพลาดอย่างเหมาะสม
ข้อผิดพลาดในการผสานรวมย่อมเกิดขึ้นในที่สุด ดังนั้นควรวางระบบจัดการข้อผิดพลาดไว้ในกระบวนการผสานรวมตั้งแต่เริ่มต้น สร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อการซิงโครไนซ์ล้มเหลว และเก็บบันทึกข้อผิดพลาดเพื่อช่วยวินิจฉัยปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
ที่สำคัญที่สุดคือ ควรวางกระบวนการ rollback สำหรับการผสานรวมที่ล้มเหลว หากการซิงโครไนซ์ข้อมูลปริมาณมากล้มเหลวระหว่างทาง คุณต้องมีแผนทำให้ข้อมูลกลับมาสอดคล้องกันได้โดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเองใน Salesforce
วิธีจัดการข้อมูลบน Salesforce: แนวทางทีละขั้นตอน
การรู้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมีคุณค่า แต่การนำไปใช้ต้องอาศัยแนวทางที่เป็นระบบ กระบวนการทีละขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณวางระบบการจัดการข้อมูลใน Salesforce ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะเริ่มต้นจากจุดใด
ขั้นตอนที่ 1: ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลที่ครอบคลุม
เริ่มด้วยการทำความเข้าใจสถานะปัจจุบัน ส่งออกชุดข้อมูลสำคัญและวิเคราะห์ เพื่อค้นหาปัญหาทั่วไป เช่น ระเบียนซ้ำ ฟิลด์ที่กรอกไม่ครบ และข้อมูลที่ล้าสมัย นอกจากนี้ ให้คำนวณค่าพื้นฐานคุณภาพข้อมูล ในหลายมิติ
ใช้รายงาน Salesforce เพื่อระบุรูปแบบ ฟิลด์ใดที่มักถูกทิ้งว่าง? ข้อมูลซ้ำเกิดที่ไหนบ่อยที่สุด? ข้อมูลใดเก่าเร็วที่สุด? insights เหล่านี้เปิดเผยว่าควรมุ่งเน้นความพยายามปรับปรุงที่ใด
ยิ่งไปกว่านั้น อย่าลืม บันทึกการค้นพบของคุณ ในรายงานตรวจสอบโดยละเอียด รายงานนี้กลายเป็นแผนงานสำหรับการปรับปรุงเนื่องจากนำเสนอ baseline สำหรับวัดความก้าวหน้าในอนาคต
ขั้นตอนที่ 2: พัฒนากลยุทธ์การจัดการข้อมูล
การเปลี่ยนผลการตรวจสอบให้เป็นกลยุทธ์ที่นำไปปฏิบัติได้คือขั้นตอนที่สองในการจัดการข้อมูล Salesforce กำหนดเป้าหมายเฉพาะที่วัดได้สำหรับการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งเป้าลดข้อมูลซ้ำ 50% ภายในหกเดือน หรืออาจตั้งเป้าให้ฟิลด์สำคัญมีความครบถ้วน 95%
กลยุทธ์ของคุณควรครอบคลุมการกำกับดูแล คุณภาพ ความปลอดภัย และการผสานรวม ดังนั้น ระบุ quick wins ที่ช่วยสร้างแรงขับเคลื่อน ควบคู่ไปกับโครงการระยะยาว นอกจากนี้ กำหนดผู้รับผิดชอบสำหรับองค์ประกอบเชิงกลยุทธ์แต่ละด้าน เพื่อให้เกิดความรับผิดชอบที่ชัดเจน
ที่สำคัญไม่แพ้กันคือการจัดทำ timeline พร้อม milestones การแบ่งกลยุทธ์เป็นระยะจะช่วยให้การนำไปใช้ไม่รู้สึกหนักเกินไป จากนั้นควรเฉลิมฉลองความสำเร็จในแต่ละระยะเพื่อรักษาการมีส่วนร่วมของทีม
ขั้นตอนที่ 3: นำโปรโตคอลการป้อนข้อมูลไปใช้
อันที่จริง การป้องกันมีประสิทธิภาพมากกว่าการแก้ไข ดังนั้น กำหนดโปรโตคอลที่ชัดเจน สำหรับวิธีที่ข้อมูลเข้าสู่ระบบของคุณ และ จัดทำเอกสาร ที่ครอบคลุมทุกสถานการณ์การป้อนข้อมูลทั่วไป
ฝึกอบรมผู้ใช้ทุกคนเกี่ยวกับโปรโตคอลเหล่านี้อย่างละเอียด อย่าสมมติว่าคนจะอ่านเอกสารเอง การฝึกอบรมแบบ hands-on โดยใช้ตัวอย่างจากสถานการณ์จริงช่วยให้ผู้ใช้นำแนวทางไปใช้ได้ ดีกว่าคู่มือการจัดการข้อมูล Salesforce ที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพียงอย่างเดียวอย่างมาก
ยิ่งไปกว่านั้น กำหนดค่า Salesforce เพื่อบังคับโปรโตคอลอัตโนมัติ กฎการตรวจสอบ ฟิลด์ที่จำเป็น และ page layouts ทั้งหมดชี้แนะผู้ใช้ไปสู่การป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง เมื่อระบบป้องกันความผิดพลาด คุณภาพก็จะดีขึ้นโดยไม่ต้องอาศัยความระมัดระวังของผู้ใช้
ขั้นตอนที่ 4: กำหนดค่า Automation เพื่อความสม่ำเสมอ
อย่างที่ทราบกันดี Automation ช่วยขจัดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ในงานที่ต้องทำซ้ำ ดังนั้น พิจารณา ใช้ workflow rules หรือ Process Builder เพื่อทำให้การอัปเดตข้อมูลเป็นมาตรฐาน ตัวอย่างเช่น ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ชื่ออัตโนมัติ จัดรูปแบบหมายเลขโทรศัพท์ หรือตั้งค่าเริ่มต้น
ในขณะเดียวกัน ให้ตั้งค่ากฎจัดการข้อมูลซ้ำ เพื่อป้องกันข้อมูลคุณภาพต่ำไม่ให้เข้าสู่ระบบ โดยกำหนดค่ากฎเหล่านี้ให้บล็อกการสร้างระเบียนซ้ำหรือแจ้งเตือนผู้ใช้เมื่อพบรายการที่อาจตรงกัน ดังนั้น แนวทางที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับกระบวนการธุรกิจของคุณ
นอกจากนี้ ทำให้การเสริมข้อมูลเป็นอัตโนมัติเมื่อเป็นไปได้ เครื่องมือที่เพิ่มข้อมูลบริษัทหรือโปรไฟล์โซเชียลอัตโนมัติประหยัดเวลาอย่างมาก อย่างไรก็ตาม ควรรวมการตรวจสอบด้วยมือสำหรับระเบียนที่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบ วัด และบำรุงรักษา
การจัดการข้อมูล Salesforce ไม่เคยจบลงอย่างแท้จริง แต่ต้องอาศัยความใส่ใจอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น ควรสร้างแดชบอร์ดที่แสดงตัวชี้วัดคุณภาพข้อมูลแบบเรียลไทม์ และตรวจสอบอัตราการเกิดข้อมูลซ้ำ เปอร์เซ็นต์ความครบถ้วน และอายุของระเบียน
จัดตารางกิจกรรมการทำความสะอาดข้อมูลเป็นประจำ เนื่องจากการทำความสะอาดรายเดือนหรือรายไตรมาสช่วยรักษาฐานข้อมูลให้มีคุณภาพ ในระหว่างการดำเนินการเหล่านี้ ให้จัดการข้อมูลซ้ำ อัปเดตระเบียนที่ล้าสมัย และเก็บถาวรข้อมูลที่ไม่ได้ใช้งาน
สุดท้าย ตรวจสอบและอัปเดตกระบวนการจัดการข้อมูลรายไตรมาส เมื่อธุรกิจของคุณพัฒนา ความต้องการข้อมูลเปลี่ยน การตรวจสอบประจำรับประกันว่าแนวปฏิบัติการจัดการข้อมูลใน Salesforce ของคุณยังคงเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพ
เครื่องมือจัดการข้อมูล Salesforce ที่จำเป็น
เครื่องมือจัดการข้อมูลที่เหมาะสมทำให้การบำรุงรักษาและปรับปรุงข้อมูลง่ายขึ้นอย่างมาก Salesforce นำเสนอเครื่องมือ native ในขณะที่โซลูชันบุคคลที่สามนำเสนอความสามารถเฉพาะทาง ดังนั้น การเข้าใจเมื่อใช้เครื่องมือแต่ละตัวจะช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด
เครื่องมือจัดการข้อมูล Salesforce Native
Salesforce รวมเครื่องมือ built-in หลายตัวสำหรับจัดการข้อมูล เครื่องมือจัดการข้อมูล Salesforce เหล่านี้ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและผสานรวมกับ instance ของคุณอย่างราบรื่น
Data Import Wizard
Data Import Wizard นำเสนอ interface ที่ใช้งานง่ายสำหรับนำเข้าข้อมูล ทำงานได้ดีสำหรับการนำเข้าบัญชี ผู้ติดต่อ lead และ custom objects เป็นครั้งคราว ยิ่งไปกว่านั้น wizard ชี้แนะคุณผ่าน field mapping ทีละขั้น
อย่างไรก็ตาม เครื่องมือนี้มีข้อจำกัด คุณสามารถนำเข้าได้เพียง 50,000 ระเบียนต่อครั้ง ความสัมพันธ์ที่ซับซ้อนอาจต้องนำเข้าหลายรอบ สำหรับความต้องการทั่วไป wizard ก็เพียงพอแล้ว
Data Loader
เครื่องมือนี้จัดการข้อมูลปริมาณมากและการดำเนินการที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น รองรับการดำเนินการ insert, update, upsert, delete และ export ต่างจาก Import Wizard Data Loader สามารถจัดการระเบียนได้หลายล้านรายการ
นอกจากนี้ สามารถจัดตารางให้รันอัตโนมัติ ความสามารถนี้ทำให้ดีเยี่ยมสำหรับงาน sync ข้อมูลประจำ อย่างไรก็ตาม ต้องการการติดตั้ง desktop และความเชี่ยวชาญทางเทคนิคมากขึ้น
Duplicate Management
เครื่องมือจัดการข้อมูลซ้ำ native ของ Salesforce นี้ดีขึ้นอย่างมากในรุ่นล่าสุด คุณสามารถสร้าง matching rules โดยอิงจากอัลกอริทึม fuzzy matching Duplicate rules จากนั้นบล็อกหรือเตือนผู้ใช้เมื่อตรวจจับข้อมูลซ้ำที่อาจเกิด
กำหนดค่า matching rules หลายตัวสำหรับสถานการณ์ต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น จับคู่ผู้ติดต่อบนอีเมล แต่บัญชีบนชื่อและเว็บไซต์ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยจับข้อมูลซ้ำโดยไม่สร้าง false positive มากเกินไป
เครื่องมือจัดการข้อมูล Salesforce บุคคลที่สาม
ในขณะที่เครื่องมือ native จัดความต้องการพื้นฐาน โซลูชันบุคคลที่สามนำเสนอความสามารถขั้นสูง เครื่องมือสำหรับการจัดการข้อมูลใน Salesforce เหล่านี้นำเสนอฟังก์ชันเฉพาะสำหรับสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อน
DemandTools
ก่อน DemandTools นำเสนอการจัดการคุณภาพข้อมูลที่ครอบคลุม ความสามารถ deduplication เกินเครื่องมือ native ของ Salesforce อย่างมาก เครื่องมือระบุข้อมูลซ้ำโดยใช้อัลกอริทึม matching ที่ซับซ้อนและผสานในขณะที่รักษาข้อมูลสำคัญทั้งหมด
เกิน deduplication DemandTools รวมฟังก์ชัน mass update, delete, และ find/replace คุณสมบัติเหล่านี้เร่งโครงการทำความสะอาดข้อมูลขนาดใหญ่อย่างมาก อย่างไรก็ตาม เครื่องมือต้องการการฝึกอบรมเพื่อใช้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce ไปใช้
Validity (เดิม RingLead)
ประการที่สอง Validity มุ่งเน้นการป้องกันข้อมูลซ้ำที่จุดป้อน สามารถกำหนดเส้นทางให้ลีดได้อย่างชาญฉลาดโดยอิงจากกฎตามเขตการขายและเกณฑ์อื่น ๆ นอกจากนี้ยังเติมข้อมูลให้เรกคอร์ดโดยอัตโนมัติด้วยข้อมูลบริษัทและผู้ติดต่อ
อันที่จริง เครื่องมือโดดเด่นในสภาพแวดล้อมปริมาณสูงที่ lead ไหลเข้าจากหลายแหล่ง การตรวจสอบข้อมูลซ้ำเรียลไทม์ป้องกันข้อมูลไม่ดีจากการเข้าสู่ระบบ ดังนั้น แนวทางเชิงรุกนี้ลดความต้องการทำความสะอาดอย่างมาก
Cloudingo
ประการที่สาม Cloudingo เชี่ยวชาญการจัดการข้อมูลซ้ำโดยเน้นการใช้งาน interface ของระบบ intuitive ต้องการการฝึกอบรมน้อยกว่าทางเลือกบางตัวในขณะที่นำเสนอการรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับตัวชี้วัดคุณภาพข้อมูล
ยิ่งไปกว่านั้น Cloudingo นำเสนอตัวเลือก deployment ที่ยืดหยุ่นรวมถึงการดำเนินการ native เต็มรูปแบบใน Salesforce การผสาน native นี้นำเสนอประสิทธิภาพที่ดีขึ้นและการบริหารที่ง่ายขึ้น สำหรับองค์กรที่มุ่งเน้นข้อมูลซ้ำเป็นหลัก Cloudingo นำเสนอคุณค่าที่ดีเยี่ยม
Informatica
สุดท้าย Informatica รับใช้ความต้องการองค์กรด้วยความสามารถผสานรวมและจัดการข้อมูล Salesforce ที่ทรงพลัง จัดการการเปลี่ยนแปลงที่ซับซ้อน การย้ายข้อมูลขนาดใหญ่ การผสานรวมหลายระบบ และสนับสนุนการเคลื่อนย้ายข้อมูล batch และเรียลไทม์
อย่างไรก็ตาม Informatica เป็นการลงทุนที่สำคัญทั้งใน licensing และการนำไปใช้ ธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางมักพบว่าเกินความต้องการ ในขณะเดียวกัน องค์กรขนาดใหญ่ที่มีความต้องการซับซ้อนได้รับประโยชน์มากที่สุดจากความสามารถของ Informatica
การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับความต้องการของคุณ
การเลือกเครื่องมือสำหรับการจัดการข้อมูลใน Salesforceที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง ตารางด้านล่างช่วยคุณจับคู่เครื่องมือกับความต้องการเฉพาะขององค์กร:
เมื่อประเมินเครื่องมือ มุ่งเน้นกรณีการใช้งานเฉพาะมากกว่ารายการคุณสมบัติ เครื่องมือที่มีคุณสมบัติหลายร้อยที่คุณไม่ต้องการนำเสนอคุณค่าน้อยกว่าโซลูชันที่เน้นซึ่งแก้ความท้าทายหลักของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น พิจารณาความต้องการการนำไปใช้และการฝึกอบรม ในตอนท้ายของวัน เครื่องมือที่ดีที่สุดคือเครื่องมือที่ทีมของคุณจะใช้จริง
ความท้าทายการจัดการข้อมูล Salesforce ทั่วไปและโซลูชันที่ใช้งานได้
แม้มีแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดและเครื่องมือ การจัดการข้อมูล Salesforce นำเสนอความท้าทายต่อเนื่อง การเข้าใจอุปสรรคทั่วไปและโซลูชันช่วยคุณนำทางความยากลำบากอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ระเบียนซ้ำอย่างต่อเนื่อง
ข้อมูลซ้ำยังคงรบกวนองค์กรแม้มีความพยายามป้องกัน ข้อมูลซ้ำเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้สร้างระเบียนแบบออฟไลน์ เมื่อการผสานรวมไม่ตรวจสอบระเบียนที่มีอยู่ หรือเมื่อเกณฑ์การจับคู่ไม่เข้มงวดพอ
โซลูชัน: นำการป้องกันข้อมูลซ้ำหลายชั้นไปใช้ เริ่มด้วย matching rules อัตโนมัติที่บล็อกข้อมูลซ้ำที่ชัดเจน จากนั้นเพิ่มการประมวลผล batch ประจำเพื่อค้นหาข้อมูลซ้ำที่หลุดผ่าน นอกจากนี้ ฝึกอบรมผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีค้นหาก่อนสร้างระเบียน นอกจากนี้ ทำการตรวจสอบข้อมูลซ้ำเป็นส่วนหนึ่งของ KPI คุณภาพข้อมูลเพื่อรักษาการมองเห็น
การเสื่อมและล้าสมัยของข้อมูล
ข้อมูลติดต่อเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา คนเปลี่ยนงาน บริษัทย้าย และหมายเลขโทรศัพท์ถูกกำหนดใหม่ การเสื่อมข้อมูลนี้กัดกรานคุณภาพฐานข้อมูลของคุณค่อย ๆ แต่มีนัยสำคัญ
โซลูชัน: กำหนดเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบข้อมูลเป็นประจำ อีเมลตีกลับจาก email marketing ให้สัญญาณที่มีคุณค่าเกี่ยวกับที่อยู่อีเมลที่ล้าสมัย ขณะที่ข้อความแจ้งว่าไม่สามารถติดต่อทางโทรศัพท์ได้บ่งชี้ว่าหมายเลขอาจล้าสมัย สร้างกระบวนการที่ตั้งค่าการแจ้งเตือนจากสัญญาณเหล่านี้และส่งระเบียนไปตรวจสอบเมื่อดำเนินการจัดการข้อมูล Salesforce นอกจากนี้ ควรพิจารณาบริการตรวจสอบข้อมูลที่ตรวจสอบข้อมูลติดต่อโดยอัตโนมัติ
การนำมาตรฐานข้อมูลไปใช้ต่ำ
แม้มาตรฐานที่ดีที่สุดก็ล้มเหลวได้หากผู้ใช้ไม่ปฏิบัติตาม พนักงานขายที่ยุ่งมักใช้ทางลัดและป้อนข้อมูลเท่าที่จำเป็นเพียงเพื่อสร้างระเบียน พฤติกรรมนี้บั่นทอนความพยายามด้านคุณภาพข้อมูล
โซลูชัน: ทำให้การปฏิบัติตามมาตรฐานง่ายกว่าการเพิกเฉย เพื่อสนับสนุนสิ่งนี้ ใช้ page layouts ที่นำเสนอฟิลด์ที่จำเป็นอย่างเด่นและนำคำอธิบายและตัวอย่างฟิลด์ที่เป็นประโยชน์ไปใช้ สุดท้าย นำเสนอคู่มืออ้างอิงเร็วที่เข้าถึงได้ใน Salesforce สำคัญที่สุด อธิบายว่าทำไมคุณภาพข้อมูลจึงสำคัญต่องานประจำวันของผู้ใช้แต่ละคน เมื่อคนเข้าใจคุณค่า การปฏิบัติตามดีขึ้นอย่างมาก
ความต้องการผสานรวมที่ซับซ้อน
ธุรกิจสมัยใหม่ใช้แอปพลิเคชันหลายสิบที่ต้องการข้อมูลจาก Salesforce การจัดการการผสานรวมเหล่านี้ในขณะที่รักษาความสม่ำเสมอของข้อมูลพิสูจน์ว่าท้าทาย โดยเฉพาะเมื่อจำนวนระบบเชื่อมต่อเติบโต
โซลูชัน: นำสถาปัตยกรรม hub-and-spoke ไปใช้โดย Salesforce เป็น hub ศูนย์กลาง จากนั้น กำหนดรูปแบบ data-flow และ convention การตั้งชื่อชัดเจนข้ามระบบเมื่อดำเนินการจัดการข้อมูล Salesforce ถัดไป บันทึกระบบใดเป็นเจ้าของแต่ละองค์ประกอบข้อมูล สำหรับความต้องการที่ซับซ้อนมากขึ้น ใช้แพลตฟอร์ม middleware เพื่อจัดการสถานการณ์ผสานรวมที่ซับซ้อน การตรวจสอบสุขภาพผสานรวมประจำป้องกันปัญหาเล็กจากการลุกลามเป็นปัญหาใหญ่
ความต้องการการปฏิบัติตามและกฎระเบียบ
กฎระเบียบความเป็นส่วนตัวข้อมูลเช่น GDPR และ CCPA กำหนดข้อกำหนดเข้มงวดเกี่ยวกับวิธีที่คุณเก็บ จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูลลูกค้า การไม่ปฏิบัติตามนำความเสี่ยงทางกฎหมายและการเงินที่สำคัญ
โซลูชัน: ผสานการปฏิบัติตามข้อกำหนดไว้ในแนวปฏิบัติด้านการจัดการข้อมูลใน Salesforce ของคุณตั้งแต่เริ่มต้น เริ่มด้วยการนำ field-level encryption ไปใช้กับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน จากนั้นสร้างกระบวนการสำหรับตอบสนองคำขอเข้าถึงและลบข้อมูล นอกจากนี้ ให้เก็บ audit trail โดยละเอียดของการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงข้อมูล พร้อมทั้งฝึกอบรมผู้ใช้ทุกคนเกี่ยวกับข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับบทบาทของตน สุดท้าย ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเพื่อให้มั่นใจว่าแนวปฏิบัติของคุณสอดคล้องกับมาตรฐานด้านกฎระเบียบ
บทสรุป
การจัดการข้อมูล Salesforce ที่มีประสิทธิภาพแยกองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงจากที่ดิ้นรนกับการลงทุน CRM จดจำว่าการจัดการข้อมูลเป็นการเดินทางต่อเนื่องมากกว่าจุดหมาย เริ่มด้วยการตรวจสอบที่ครอบคลุม นำแนวปฏิบัติที่มีผลกระทบสูงหนึ่งหรือสองอย่างก่อน และสร้างโมเมนตัมผ่าน quick wins ก่อนจัดการโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น
การนำการจัดการข้อมูลใน Salesforce ที่ครอบคลุมไปใช้อาจซับซ้อน โดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่มีชุดข้อมูลขนาดใหญ่หรือความต้องการทางธุรกิจที่ซับซ้อน บริการพัฒนา Salesforce ของ HDWEBSOFT เชี่ยวชาญด้านการย้ายข้อมูล การผสานรวม และการเพิ่มประสิทธิภาพคุณภาพข้อมูล ผู้เชี่ยวชาญของเราสามารถช่วยคุณวางกรอบการกำกับดูแลที่แข็งแกร่ง กำหนดค่า automation ขั้นสูง และนำแนวปฏิบัติด้านการจัดการข้อมูลที่เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณไปใช้ ติดต่อเราวันนี้เพื่อพูดคุยว่าเราจะยกระดับกลยุทธ์การจัดการข้อมูล Salesforce ของคุณได้อย่างไร
