การจัดการข้อมูล Salesforce เป็นรากฐานของระบบ CRM ที่มีประสิทธิภาพสูง คุณภาพข้อมูลที่ต่ำมีต้นทุนเฉลี่ย $12.9 ล้านต่อปี สำหรับธุรกิจ ตามการศึกษาล่าสุด เมื่อ Salesforce instance ของคุณเต็มไปด้วยข้อมูลซ้ำ เวชระเบียนล้าสมัย หรือข้อมูลไม่สม่ำเสมอ ทีมของคุณเปลืองเวลาอันมีคุณค่า ยิ่งไปกว่านั้น คุณเสี่ยงตัดสินใจธุรกิจที่สำคัญโดยอิงจากข้อมูลที่ผิด ดังนั้น การเข้าใจ SFDC ใน Salesforce และสถาปัตยกรรมข้อมูลเป็นขั้นตอนแรกสู่การสร้างกรอบการจัดการข้อมูลที่แข็งแกร่ง
คู่มือที่ครอบคลุมนี้จะนำคุณผ่านทุกสิ่งที่คุณต้องรู้ เราจะครอบคลุมแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด สำรวจเครื่องมือจัดการข้อมูลที่จำเป็น และนำเสนอกลยุทธ์ที่นำไปปฏิบัติได้ ในตอนท้าย คุณจะมีแผนงานชัดเจนสำหรับเปลี่ยนข้อมูล Salesforce จากวุ่นวายเป็นควบคุม
การจัดการข้อมูลใน Salesforce คืออะไร?
การจัดการข้อมูลใน Salesforce หมายถึง กระบวนการ นโยบาย และแนวปฏิบัติ ที่รับประกันว่าข้อมูล CRMของคุณยังคงแม่นยำ เข้าถึงได้ และปลอดภัย ไม่ใช่เพียงเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล แต่เกี่ยวกับ การรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลตลอดวงจรชีวิตทั้งหมด จากการป้อนเริ่มต้นไปจนถึงการอัปเดตต่อเนื่องและการเก็บถาวรในที่สุด ทุกขั้นตอนต้องการความสนใจอย่างระมัดระวัง
ส่วนประกอบหลักหลายอย่างประกอบเป็นการจัดการข้อมูล Salesforce ที่ครอบคลุม:
คุณภาพและความแม่นยำของข้อมูล
คุณภาพเริ่มที่จุดป้อนข้อมูล เมื่อผู้ใช้ป้อนข้อมูลอย่างสม่ำเสมอและสมบูรณ์ ฐานข้อมูลทั้งหมดของคุณได้รับประโยชน์ อย่างไรก็ตาม คุณภาพข้อมูลขยายเกินการป้อนเริ่มต้น การตรวจสอบประจำ กฎการตรวจสอบ และการตรวจสอบข้อมูลซ้ำทั้งหมดสนับสนุนการรักษามาตรฐานสูง อันที่จริง องค์กรที่พึ่งข้อมูลเป็น 23 เท่า ดีกว่าในการรับลูกค้า หกเท่าในการรักษา และ 19 เท่าที่น่าจะเห็นกำไรเพิ่มขึ้น
การจัดระเบียบและโครงสร้างข้อมูล
โครงสร้างกำหนดว่าทีมของคุณค้นหาและใช้ข้อมูลได้ง่ายเพียงใด อันที่จริง Salesforce นำเสนอ custom objects, fields, และ relationships เพื่อจัดระเบียบข้อมูลอย่างมีตรรกะ ดังนั้น การจัดระเบียบที่เหมาะสมหมายถึงพนักงานขายใช้เวลาค้นหาน้อยลงและขายมากขึ้น นอกจากนี้ ข้อมูลที่จัดโครงสร้างดีทำให้การรายงานและ analytics มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ความปลอดภัยและการกำกับดูแลข้อมูล
ความปลอดภัยปกป้องสินทรัพย์ธุรกิจที่มีคุณค่าที่สุดของคุณ: ข้อมูลลูกค้า Salesforce นำเสนอคุณสมบัติความปลอดภัยที่แข็งแกร่งรวมถึง role hierarchies, field-level permissions, และ sharing rules ในขณะเดียวกัน การกำกับดูแลสถาปนาว่าใครเป็นเจ้าของข้อมูล ใครสามารถแก้ไข และการเปลี่ยนแปลงถูกติดตามอย่างไร ร่วมกัน องค์ประกอบเหล่านี้สร้าง ความรับผิดชอบและการปฏิบัติตามในกระบวนการจัดการข้อมูล Salesforce
การผสานรวมและการย้ายข้อมูล
ธุรกิจสมัยใหม่ไม่ค่อยดำเนินงานโดด ๆ ข้อมูล Salesforce ของคุณน่าจะต้องเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์ม marketing automation ระบบบัญชี และเครื่องมือบริการลูกค้า การผสานรวม รับประกันว่าข้อมูลไหลราบรื่น ระหว่างระบบ การย้ายข้อมูล ในทางกลับกัน เกี่ยวข้องกับ การย้ายข้อมูลเข้าหรือออกจาก Salesforce ในขณะที่รักษาคุณภาพและความสัมพันธ์
ผลกระทบของการละเลยการจัดการข้อมูลใน Salesforce อาจรุนแรง ตัวอย่างเช่น เวชระเบียนซ้ำทำให้ผู้ใช้หงุดหงิดและบิดเบือน analytics หรือข้อมูลติดต่อล้าสมัยนำไปสู่โอกาสที่พลาด ดังนั้น ธุรกิจที่ให้ความสำคัญการจัดการข้อมูลเห็นผลผลิตที่ดีขึ้น ประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น และการพยากรณ์ที่แม่นยำกว่า
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce
การนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce ที่พิสูจน์แล้วไปใช้เปลี่ยน CRM ของคุณจากที่ทิ้งข้อมูลเป็นสินทรัพย์เชิงกลยุทธ์ แนวปฏิบัติเหล่านี้เป็นรากฐานของความเป็นเลิศข้อมูลที่ยั่งยืน มาสำรวจแนวทางที่สำคัญที่สุดที่องค์กรชั้นนำใช้
สถาปนาการกำกับดูแลข้อมูลที่ครอบคลุม
การกำกับดูแลที่แข็งแกร่งเริ่มด้วยความเป็นเจ้าของที่ชัดเจน ทุกองค์ประกอบข้อมูลใน Salesforce instance ของคุณควรมีเจ้าของที่กำหนดรับผิดชอบความแม่นยำ บุคคลนี้ไม่จำเป็นต้องบำรุงรักษาทุกเวชระเบียน แต่พวกเขาตั้งมาตรฐานและแก้ไขความขัดแย้ง
กำหนดมาตรฐานข้อมูล
ก่อนอื่น การสร้างเอกสารเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสม่ำเสมอ มาตรฐานข้อมูลของคุณควรครอบคลุม convention การตั้งชื่อ ฟิลด์ที่จำเป็น และค่าที่ยอมรับได้ ตัวอย่างเช่น สถาปนาว่าคุณจะใช้ “St.” หรือ “Street” ในที่อยู่ หรือตัดสินใจว่าหมายเลขโทรศัพท์รวมรหัสประเทศหรือไม่ การตัดสินใจเล็ก ๆ เหล่านี้ป้องกันปัญหาใหญ่ในภายหลัง
ยิ่งไปกว่านั้น นำกฎการตรวจสอบไปใช้ เพื่อบังคับมาตรฐานของคุณอัตโนมัติ กฎการตรวจสอบสามารถกำหนดรูปแบบเฉพาะ ป้องกันการป้อนไม่สมบูรณ์ หรือรับประกันความสัมพันธ์ข้อมูลที่มีตรรกะ เมื่อผู้ใช้ไม่สามารถบันทึกข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง คุณภาพดีขึ้นอย่างมาก
มอบหมายความรับผิดชอบชัดเจน
สถาปนา คณะกรรมการกำกับดูแลข้อมูลที่ประชุมเป็นประจำ เมื่อดำเนินการจัดการข้อมูล Salesforce กลุ่มนี้ควรรวมผู้แทนจากฝ่ายขาย การตลาด บริการลูกค้า และ IT ร่วมกัน พวกเขาตรวจสอบตัวชี้วัดคุณภาพข้อมูล พูดคุยความท้าทาย และอนุมัติการเปลี่ยนแปลงนโยบาย ยิ่งไปกว่านั้น การประชุมประจำรักษาการจัดการข้อมูลให้มองเห็นและให้ความสำคัญ
รักษามาตรฐานคุณภาพข้อมูลที่เข้มงวด
คุณภาพไม่ใช่ความสำเร็จครั้งเดียว ต้องการความพยายามต่อเนื่อง การบำรุงรักษาประจำป้องกันปัญหาเล็กจากการกลายเป็นปัญหาใหญ่
ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลประจำ
จัดตารางการตรวจสอบคุณภาพข้อมูลรายไตรมาส ในระหว่างการตรวจสอบเหล่านี้ ตรวจสอบ อัตราข้อมูลซ้ำ เวชระเบียนไม่สมบูรณ์ และข้อมูลล้าสมัย ใช้รายงาน Salesforce เพื่อระบุรูปแบบและพื้นที่ปัญหา ตัวอย่างเช่น หาก lead การตลาดมักขาดหมายเลขโทรศัพท์ จัดการสาเหตุหลัก
ยิ่งไปกว่านั้น อย่าลืมสถาปนา KPI สำหรับคุณภาพข้อมูลของคุณ ติดตามตัวชี้วัดเช่นเปอร์เซ็นต์ข้อมูลซ้ำ อัตราความสมบูรณ์ข้อมูล และเวลาอัปเดตเวชระเบียน เมื่อคุณวัดคุณภาพ คุณสามารถปรับปรุงอย่างเป็นระบบ
นำการป้องกันข้อมูลซ้ำไปใช้
ข้อมูลซ้ำเป็นหนึ่งในปัญหาคุณภาพข้อมูลที่พบบ่อยที่สุด โชคดีที่ Salesforce นำเสนอเครื่องมือจัดการข้อมูลซ้ำ native ในแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce พวกเขากำหนดค่า matching rules ที่ ระบุข้อมูลซ้ำที่อาจเกิดโดยอิงจากชื่อ อีเมล หรือเกณฑ์อื่น จากนั้นสร้าง duplicate rules ที่บล็อกหรือเตือนผู้ใช้ระหว่างการป้อนข้อมูล
นอกจากนี้ รันการตรวจสอบข้อมูลซ้ำประจำบนเวชระเบียนที่มีอยู่ เมื่อคุณพบข้อมูลซ้ำ ผสานอย่างระมัดระวังเพื่อรักษาข้อมูลสำคัญทั้งหมด ดังนั้น สำคัญที่จะบันทึกการตัดสินใจผสานของคุณเพื่อรักษา audit trail
เสริมข้อมูลอย่างเชิงรุก
การเสริมข้อมูลเพิ่มข้อมูลอันมีคุณค่าให้เวชระเบียนที่มีอยู่ อาจรวมถึงข้อมูลประชากร ข้อมูลบริษัท หรือโปรไฟล์โซเชียลมีเดีย ดังนั้น ข้อมูลที่เสริมนำเสนอบริบทที่ช่วยทีมขายและการตลาดปรับส่วนบุคคล
พิจารณาใช้บริการเสริมข้อมูลที่เพิ่มข้อมูลให้เวชระเบียนของคุณอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม ควร ตรวจสอบข้อมูลที่เสริมก่อนพึ่งพา สำหรับการตัดสินใจที่สำคัญ จดจำ: การเสริมอัตโนมัติประหยัดเวลาแต่ไม่แม่นยำ 100% เสมอ
นำการควบคุมความปลอดภัยและการเข้าถึงที่แข็งแกร่งไปใช้
ความปลอดภัยและการจัดการข้อมูล Salesforce ไปด้วยกัน การปกป้องข้อมูลไม่ใช่เพียงเกี่ยวกับการป้องกันการละเมิด แต่ยังเกี่ยวกับการรับประกันว่าผู้ใช้เห็นเฉพาะที่พวกเขาต้องการ
ออกแบบ Role Hierarchies อย่างระมัดระวัง
Role hierarchies กำหนดว่าผู้ใช้สามารถเข้าถึงเวชระเบียนใด และ hierarchy ที่ออกแบบดีสะท้อนโครงสร้างองค์กรของคุณ ผู้จัดการฝ่ายขายควรเห็นข้อมูลทีม ในขณะที่พนักงานขายแต่ละคนเห็นเฉพาะของตนโดย default
อย่างไรก็ตาม ควรหลีกเลี่ยงทำ hierarchies ซับซ้อนเกินไปเนื่องจากโครงสร้าง role ที่ซับซ้อนเกินไปกลายเป็นการบำรุงรักษาและแก้ไขปัญหายาก รักษาให้ง่ายในขณะที่ตอบสนองความต้องการธุรกิจ
กำหนดค่า Field-Level Security
ไม่ใช่ผู้ใช้ทุกคนต้องการเข้าถึงทุกฟิลด์ Field-level security จำกัดการมองเห็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่นมูลค่าสัญญาหรือรายละเอียดติดต่อส่วนบุคคล ผู้ใช้การเงินอาจเห็นข้อมูลราคาที่พนักงานขายไม่สามารถเข้าถึง ในขณะที่การตลาดอาจดูแหล่ง lead ที่บริการลูกค้าไม่ต้องการ
ดังนั้น คุณควรตรวจสอบการตั้งค่า field-level security รายไตรมาส เมื่อองค์กรของคุณพัฒนา ความต้องการการเข้าถึงเปลี่ยน การตรวจสอบประจำรับประกันความปลอดภัยตามทันความต้องการธุรกิจเป็นหนึ่งในแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce ที่แนะนำมากที่สุด
สถาปนา Sharing Rules อย่างเหมาะสม
Sharing rules ขยายการเข้าถึงเกิน role hierarchies เมื่อจำเป็น ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้าง sharing rule ที่อนุญาตให้ทีมสนับสนุนเห็นบัญชีทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงความเป็นเจ้าของ อีกทางหนึ่ง sharing rules สามารถให้ทีมข้ามฟังก์ชันเข้าถึงประเภทเวชระเบียนเฉพาะ
ดังนั้น บันทึก sharing rules ที่จำเป็นทั้งหมดอย่างชัดเจน โดยเฉพาะเมื่อแก้ไขปัญหาการเข้าถึง การเข้าใจโมเดล sharing ของคุณเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะ rules ที่ไม่บันทึกสร้างความสับสนและช่องว่างความปลอดภัยที่อาจเกิด
วางแผนการผสานรวมข้อมูลเชิงกลยุทธ์
การผสานรวมเชื่อม Salesforce กับระบบนิเวศเทคโนโลยีที่กว้างขึ้น การวางแผนอย่างรอบคอบป้องกัน data silos และรับประกันความสม่ำเสมอข้ามแพลตฟอร์ม
ประเมินตัวเลือก API
Salesforce นำเสนอตัวเลือก API หลายตัวสำหรับการผสานรวม:
- REST APIs ทำงานได้ดีสำหรับธุรกรรมเรียลไทม์ที่เบา
- Bulk APIs จัดการปริมาณข้อมูลขนาดใหญ่อย่างมีประสิทธิภาพ
- Streaming APIs อนุญาตการอัปเดตใกล้เรียลไทม์โดยอิงจากการเปลี่ยนแปลงข้อมูล
สำคัญสำหรับธุรกิจที่จะเลือก API ที่เหมาะสมสำหรับสถานการณ์ผสานรวมแต่ละสถานการณ์ในการจัดการข้อมูล Salesforce ดังนั้น การใช้ API ผิดสามารถนำไปสู่ปัญหาประสิทธิภาพหรือปัญหา rate limit นอกจากนี้ ตรวจสอบการใช้ API ประจำเพื่อหลีกเลี่ยงการกระทบขีดจำกัดในช่วงธุรกิจที่สำคัญ
ออกแบบสถาปัตยกรรมการผสานรวม
แมปการไหลของข้อมูลระหว่างระบบก่อนเริ่มงานผสานรวม ระบุ ระบบใดเป็น “source of truth” สำหรับแต่ละองค์ประกอบข้อมูล เนื่องจากที่อยู่ลูกค้าอาจมาจาก Salesforce ในขณะที่ข้อมูลผลิตภัณฑ์มาจากระบบ ERP
ยิ่งไปกว่านั้น ตัดสินใจความถี่ผสานรวม ข้อมูลบางอย่างต้องการการ sync เรียลไทม์ ในขณะที่ข้อมูลอื่นสามารถอัปเดตทุกคืน ดังนั้น ความถี่ควรตรงกับความต้องการธุรกิจเพื่อป้องกันโหลดระบบที่ไม่จำเป็น
จัดการข้อผิดพลาดอย่างเหมาะสม
ข้อผิดพลาดผสานรวมจะเกิดในที่สุด ดังนั้น สร้างการจัดการข้อผิดพลาดในกระบวนการผสานรวมตั้งแต่เริ่ม สร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อ sync ล้มเหลวและรักษา error log ที่ช่วยวินิจฉัยปัญหาเร็ว
สำคัญที่สุด สถาปนากระบวนการ rollback สำหรับการผสานรวมที่ล้มเหลว เมื่อ sync ข้อมูลขนาดใหญ่ล้มเหลวกลางทาง คุณต้องมีแผนเพื่อคืนความสม่ำเสมอโดยไม่ต้องมี intervention ด้วยมือในการจัดการข้อมูล Salesforce
วิธีจัดการข้อมูลบน Salesforce: แนวทางทีละขั้นตอน
การรู้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดมีคุณค่า แต่การนำไปใช้ต้องการแนวทางที่เป็นโครงสร้าง กระบวนการทีละขั้นตอนนี้ช่วยคุณสถาปนาการจัดการข้อมูลใน Salesforce อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่คำนึงถึงจุดเริ่มต้น
ขั้นตอนที่ 1: ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลที่ครอบคลุม
เริ่มด้วยการเข้าใจสถานะปัจจุบัน ส่งออกชุดข้อมูลหลักและวิเคราะห์ สำหรับปัญหาทั่วไป จดบันทึกเพื่อค้นหาเวชระเบียนซ้ำ ฟิลด์ไม่สมบูรณ์ และข้อมูลล้าสมัย ยิ่งไปกว่านั้น คำนวณ baseline คุณภาพข้อมูล ข้ามหลายมิติ
ใช้รายงาน Salesforce เพื่อระบุรูปแบบ ฟิลด์ใดที่มักถูกทิ้งว่าง? ข้อมูลซ้ำเกิดที่ไหนบ่อยที่สุด? ข้อมูลใดเก่าเร็วที่สุด? insights เหล่านี้เปิดเผยว่าควรมุ่งเน้นความพยายามปรับปรุงที่ใด
ยิ่งไปกว่านั้น อย่าลืม บันทึกการค้นพบของคุณ ในรายงานตรวจสอบโดยละเอียด รายงานนี้กลายเป็นแผนงานสำหรับการปรับปรุงเนื่องจากนำเสนอ baseline สำหรับวัดความก้าวหน้าในอนาคต
ขั้นตอนที่ 2: พัฒนากลยุทธ์การจัดการข้อมูล
การเปลี่ยนการค้นพบตรวจสอบเป็นกลยุทธ์ที่นำไปปฏิบัติได้เป็นขั้นตอนที่สองในการจัดการข้อมูล Salesforce กำหนดเป้าหมายเฉพาะที่วัดได้สำหรับการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณอาจมุ่งลดข้อมูลซ้ำ 50% ภายในหกเดือน อีกทางหนึ่ง มุ่งความสมบูรณ์ 95% สำหรับฟิลด์ที่สำคัญ
กลยุทธ์ของคุณควรจัดการการกำกับดูแล คุณภาพ ความปลอดภัย และการผสานรวม ดังนั้น ระบุ quick wins ที่สร้างโมเมนตัม ข้างกับโครงการระยะยาว ยิ่งไปกว่านั้น มอบหมายเจ้าของให้แต่ละองค์ประกอบเชิงกลยุทธ์ เพื่อรับประกันความรับผิดชอบ
สำคัญเท่ากัน สร้าง timeline กับ milestones การแบ่งกลยุทธ์เป็นระยะทำการนำไปใช้ไม่เป็นภาระ จากนั้นเฉลิมฉลองความสำเร็จที่แต่ละ milestone เพื่อรักษาการมีส่วนร่วมของทีม
ขั้นตอนที่ 3: นำโปรโตคอลการป้อนข้อมูลไปใช้
อันที่จริง การป้องกันมีประสิทธิภาพมากกว่าการแก้ไข ดังนั้น สถาปนาโปรโตคอลชัดเจน สำหรับวิธีที่ข้อมูลเข้าสู่ระบบของคุณและ สร้างเอกสาร ที่ครอบคลุมทุกสถานการณ์การป้อนข้อมูลทั่วไป
ฝึกอบรมผู้ใช้ทุกคนเกี่ยวกับโปรโตคอลเหล่านี้อย่างละเอียด อย่าสมมติว่าคนจะอ่านเอกสารเอง การฝึกอบรมแบบ hands-on กับตัวอย่างโลกแห่งความจริงขับเคลื่อนการนำไปใช้ ดีกว่าคู่มือการจัดการข้อมูล Salesforce ที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพียงอย่างเดียวอย่างมาก
ยิ่งไปกว่านั้น กำหนดค่า Salesforce เพื่อบังคับโปรโตคอลอัตโนมัติ กฎการตรวจสอบ ฟิลด์ที่จำเป็น และ page layouts ทั้งหมดชี้แนะผู้ใช้ไปสู่การป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง เมื่อระบบป้องกันความผิดพลาด คุณภาพดีขึ้นโดยไม่พึ่งความขยันของผู้ใช้
ขั้นตอนที่ 4: กำหนดค่า Automation เพื่อความสม่ำเสมอ
คุณอาจรู้แล้ว automation กำจัดข้อผิดพลาดมนุษย์จากงานซ้ำ ดังนั้น พิจารณา ใช้ workflow rules หรือ Process Builder เพื่อทำให้การอัปเดตข้อมูลเป็นมาตรฐาน ตัวอย่างเช่น ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ชื่ออัตโนมัติ จัดรูปแบบหมายเลขโทรศัพท์ หรือตั้งค่า default
พร้อมกัน ตั้งค่ากฎจัดการข้อมูลซ้ำ ที่ป้องกันข้อมูลไม่ดีจากการเข้าสู่ระบบ กำหนดค่ากฎเหล่านี้จะบล็อกการสร้างข้อมูลซ้ำหรือเตือนผู้ใช้เกี่ยวกับการจับคู่ที่อาจเกิด ดังนั้น แนวทางที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับกระบวนการธุรกิจของคุณ
นอกจากนี้ ทำให้การเสริมข้อมูลเป็นอัตโนมัติเมื่อเป็นไปได้ เครื่องมือที่เพิ่มข้อมูลบริษัทหรือโปรไฟล์โซเชียลอัตโนมัติประหยัดเวลาอย่างมาก อย่างไรก็ตาม ควรรวมการตรวจสอบด้วยมือสำหรับเวชระเบียนที่สำคัญ
ขั้นตอนที่ 5: ตรวจสอบ วัด และบำรุงรักษา
การจัดการข้อมูล Salesforce ไม่เคยจบจริง ต้องการความสนใจต่อเนื่อง ดังนั้น สร้าง dashboard ที่แสดงตัวชี้วัดคุณภาพข้อมูลแบบเรียลไทม์ ตรวจสอบอัตราข้อมูลซ้ำ เปอร์เซ็นต์ความสมบูรณ์ และอายุเวชระเบียน
จัดตารางกิจกรรมการทำความสะอาดข้อมูลประจำ เนื่องจากการทำความสะอาดรายเดือนหรือรายไตรมาสรักษาฐานข้อมูลของคุณให้แข็งแรง ในระหว่างเซสชันเหล่านี้ จัดการข้อมูลซ้ำ อัปเดตเวชระเบียนล้าสมัย และเก็บถาวรข้อมูลไม่ใช้งาน
สุดท้าย ตรวจสอบและอัปเดตกระบวนการจัดการข้อมูลรายไตรมาส เมื่อธุรกิจของคุณพัฒนา ความต้องการข้อมูลเปลี่ยน การตรวจสอบประจำรับประกันว่าแนวปฏิบัติการจัดการข้อมูลใน Salesforce ของคุณยังคงเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพ
เครื่องมือจัดการข้อมูล Salesforce ที่จำเป็น
เครื่องมือจัดการข้อมูลที่เหมาะสมทำให้การบำรุงรักษาและปรับปรุงข้อมูลง่ายขึ้นอย่างมาก Salesforce นำเสนอเครื่องมือ native ในขณะที่โซลูชันบุคคลที่สามนำเสนอความสามารถเฉพาะทาง ดังนั้น การเข้าใจเมื่อใช้เครื่องมือแต่ละตัวจะช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด
เครื่องมือจัดการข้อมูล Salesforce Native
Salesforce รวมเครื่องมือ built-in หลายตัวสำหรับจัดการข้อมูล เครื่องมือจัดการข้อมูล Salesforce เหล่านี้ไม่ต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและผสานรวมกับ instance ของคุณอย่างราบรื่น
Data Import Wizard
Data Import Wizard นำเสนอ interface ที่ใช้งานง่ายสำหรับนำเข้าข้อมูล ทำงานได้ดีสำหรับการนำเข้าบัญชี ผู้ติดต่อ lead และ custom objects เป็นครั้งคราว ยิ่งไปกว่านั้น wizard ชี้แนะคุณผ่าน field mapping ทีละขั้น
อย่างไรก็ตาม มีข้อจำกัด คุณสามารถนำเข้าเพียง 50,000 เวชระเบียนต่อครั้ง ความสัมพันธ์ซับซ้อนต้องการการนำเข้าหลายรอบ สำหรับความต้องการง่าย ๆ wizard เพียงพออย่างสมบูรณ์
Data Loader
เครื่องมือนี้จัดการปริมาณขนาดใหญ่และการดำเนินการที่ซับซ้อนมากขึ้น สนับสนุนการดำเนินการ insert, update, upsert, delete และ export ต่างจาก Import Wizard Data Loader สามารถจัดการเวชระเบียนหลายล้าน
นอกจากนี้ สามารถจัดตารางให้รันอัตโนมัติ ความสามารถนี้ทำให้ดีเยี่ยมสำหรับงาน sync ข้อมูลประจำ อย่างไรก็ตาม ต้องการการติดตั้ง desktop และความเชี่ยวชาญทางเทคนิคมากขึ้น
Duplicate Management
เครื่องมือจัดการข้อมูลซ้ำ native ของ Salesforce นี้ดีขึ้นอย่างมากในรุ่นล่าสุด คุณสามารถสร้าง matching rules โดยอิงจากอัลกอริทึม fuzzy matching Duplicate rules จากนั้นบล็อกหรือเตือนผู้ใช้เมื่อตรวจจับข้อมูลซ้ำที่อาจเกิด
กำหนดค่า matching rules หลายตัวสำหรับสถานการณ์ต่าง ๆ ตัวอย่างเช่น จับคู่ผู้ติดต่อบนอีเมล แต่บัญชีบนชื่อและเว็บไซต์ ความยืดหยุ่นนี้ช่วยจับข้อมูลซ้ำโดยไม่สร้าง false positive มากเกินไป
เครื่องมือจัดการข้อมูล Salesforce บุคคลที่สาม
ในขณะที่เครื่องมือ native จัดความต้องการพื้นฐาน โซลูชันบุคคลที่สามนำเสนอความสามารถขั้นสูง เครื่องมือสำหรับการจัดการข้อมูลใน Salesforce เหล่านี้นำเสนอฟังก์ชันเฉพาะสำหรับสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อน
DemandTools
ก่อน DemandTools นำเสนอการจัดการคุณภาพข้อมูลที่ครอบคลุม ความสามารถ deduplication เกินเครื่องมือ native ของ Salesforce อย่างมาก เครื่องมือระบุข้อมูลซ้ำโดยใช้อัลกอริทึม matching ที่ซับซ้อนและผสานในขณะที่รักษาข้อมูลสำคัญทั้งหมด
เกิน deduplication DemandTools รวมฟังก์ชัน mass update, delete, และ find/replace คุณสมบัติเหล่านี้เร่งโครงการทำความสะอาดข้อมูลขนาดใหญ่อย่างมาก อย่างไรก็ตาม เครื่องมือต้องการการฝึกอบรมเพื่อใช้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อนำแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านการจัดการข้อมูล Salesforce ไปใช้
Validity (เดิม RingLead)
ประการที่สอง Validity มุ่งเน้นการป้องกันข้อมูลซ้ำที่จุดป้อน สามารถส่ง lead อย่างฉลาดโดยอิงจากกฎเขตแดนและเกณฑ์อื่น นอกจากนี้ เสริมเวชระเบียนอัตโนมัติด้วยข้อมูลบริษัทและผู้ติดต่อ
อันที่จริง เครื่องมือโดดเด่นในสภาพแวดล้อมปริมาณสูงที่ lead ไหลเข้าจากหลายแหล่ง การตรวจสอบข้อมูลซ้ำเรียลไทม์ป้องกันข้อมูลไม่ดีจากการเข้าสู่ระบบ ดังนั้น แนวทางเชิงรุกนี้ลดความต้องการทำความสะอาดอย่างมาก
Cloudingo
ประการที่สาม Cloudingo เชี่ยวชาญการจัดการข้อมูลซ้ำโดยเน้นการใช้งาน interface ของมัน intuitive ต้องการการฝึกอบรมน้อยกว่าทางเลือกบางตัวในขณะที่นำเสนอการรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับตัวชี้วัดคุณภาพข้อมูล
ยิ่งไปกว่านั้น Cloudingo นำเสนอตัวเลือก deployment ที่ยืดหยุ่นรวมถึงการดำเนินการ native เต็มรูปแบบใน Salesforce การผสาน native นี้นำเสนอประสิทธิภาพที่ดีขึ้นและการบริหารที่ง่ายขึ้น สำหรับองค์กรที่มุ่งเน้นข้อมูลซ้ำเป็นหลัก Cloudingo นำเสนอคุณค่าที่ดีเยี่ยม
Informatica
สุดท้าย Informatica รับใช้ความต้องการองค์กรด้วยความสามารถผสานรวมและจัดการข้อมูล Salesforce ที่ทรงพลัง จัดการการเปลี่ยนแปลงที่ซับซ้อน การย้ายข้อมูลขนาดใหญ่ การผสานรวมหลายระบบ และสนับสนุนการเคลื่อนย้ายข้อมูล batch และเรียลไทม์
อย่างไรก็ตาม Informatica เป็นการลงทุนที่สำคัญทั้งใน licensing และการนำไปใช้ ธุรกิจขนาดเล็กถึงกลางมักพบว่าเกินความต้องการ ในขณะเดียวกัน องค์กรขนาดใหญ่ที่มีความต้องการซับซ้อนได้รับประโยชน์มากที่สุดจากความสามารถของ Informatica
การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับความต้องการของคุณ
การเลือกเครื่องมือสำหรับการจัดการข้อมูลใน Salesforceที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง ตารางด้านล่างช่วยคุณจับคู่เครื่องมือกับความต้องการเฉพาะขององค์กร:
เมื่อประเมินเครื่องมือ มุ่งเน้นกรณีการใช้งานเฉพาะมากกว่ารายการคุณสมบัติ เครื่องมือที่มีคุณสมบัติหลายร้อยที่คุณไม่ต้องการนำเสนอคุณค่าน้อยกว่าโซลูชันที่เน้นซึ่งแก้ความท้าทายหลักของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น พิจารณาความต้องการการนำไปใช้และการฝึกอบรม ในตอนท้ายของวัน เครื่องมือที่ดีที่สุดคือเครื่องมือที่ทีมของคุณจะใช้จริง
ความท้าทายการจัดการข้อมูล Salesforce ทั่วไปและโซลูชันที่ใช้งานได้
แม้มีแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดและเครื่องมือ การจัดการข้อมูล Salesforce นำเสนอความท้าทายต่อเนื่อง การเข้าใจอุปสรรคทั่วไปและโซลูชันช่วยคุณนำทางความยากลำบากอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เวชระเบียนซ้ำอย่างต่อเนื่อง
ข้อมูลซ้ำยังคงรบกวนองค์กรแม้มีความพยายามป้องกัน พวกเขาเกิดเมื่อผู้ใช้สร้างเวชระเบียน offline เมื่อการผสานรวมล้มเหลวที่จะตรวจสอบเวชระเบียนที่มีอยู่ หรือเมื่อเกณฑ์ matching หลวมเกินไป
โซลูชัน: นำการป้องกันข้อมูลซ้ำหลายชั้นไปใช้ เริ่มด้วย matching rules อัตโนมัติที่บล็อกข้อมูลซ้ำที่ชัดเจน จากนั้นเพิ่มการประมวลผล batch ประจำเพื่อค้นหาข้อมูลซ้ำที่หลุดผ่าน นอกจากนี้ ฝึกอบรมผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีค้นหาก่อนสร้างเวชระเบียน นอกจากนี้ ทำการตรวจสอบข้อมูลซ้ำเป็นส่วนหนึ่งของ KPI คุณภาพข้อมูลเพื่อรักษาการมองเห็น
การเสื่อมและล้าสมัยของข้อมูล
ข้อมูลติดต่อเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา คนเปลี่ยนงาน บริษัทย้าย และหมายเลขโทรศัพท์ถูกกำหนดใหม่ การเสื่อมข้อมูลนี้กัดกรานคุณภาพฐานข้อมูลของคุณค่อย ๆ แต่มีนัยสำคัญ
โซลูชัน: สถาปนาเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบข้อมูลประจำ ผลตอบแทน email marketing นำเสนอสัญญาณอันมีคุณค่าเกี่ยวกับที่อยู่ล้าสมัย ในขณะที่ข้อความตัดการเชื่อมต่อโทรศัพท์บ่งชี้หมายเลขล้าสมัย สร้างกระบวนการที่ตั้งค่าสัญญาณเหล่านี้และส่งเวชระเบียนเพื่อตรวจสอบเมื่อดำเนินการจัดการข้อมูล Salesforce ยิ่งไปกว่านั้น พิจารณาบริการตรวจสอบข้อมูลที่ตรวจสอบข้อมูลติดต่ออัตโนมัติ
การนำมาตรฐานข้อมูลไปใช้ต่ำ
แม้มาตรฐานที่ดีที่สุดล้มเหลวหากผู้ใช้ไม่ปฏิบัติตาม พนักงานขายที่ยุ่งมักใช้ทางลัด ป้อนข้อมูลน้อยที่สุดเพียงเพื่อสร้างเวชระเบียน พฤติกรรมนี้ทำลายความพยายามคุณภาพข้อมูล
โซลูชัน: ทำให้การปฏิบัติตามมาตรฐานง่ายกว่าการเพิกเฉย เพื่อสนับสนุนสิ่งนี้ ใช้ page layouts ที่นำเสนอฟิลด์ที่จำเป็นอย่างเด่นและนำคำอธิบายและตัวอย่างฟิลด์ที่เป็นประโยชน์ไปใช้ สุดท้าย นำเสนอคู่มืออ้างอิงเร็วที่เข้าถึงได้ใน Salesforce สำคัญที่สุด อธิบายว่าทำไมคุณภาพข้อมูลจึงสำคัญต่องานประจำวันของผู้ใช้แต่ละคน เมื่อคนเข้าใจคุณค่า การปฏิบัติตามดีขึ้นอย่างมาก
ความต้องการผสานรวมที่ซับซ้อน
ธุรกิจสมัยใหม่ใช้แอปพลิเคชันหลายสิบที่ต้องการข้อมูลจาก Salesforce การจัดการการผสานรวมเหล่านี้ในขณะที่รักษาความสม่ำเสมอของข้อมูลพิสูจน์ว่าท้าทาย โดยเฉพาะเมื่อจำนวนระบบเชื่อมต่อเติบโต
โซลูชัน: นำสถาปัตยกรรม hub-and-spoke ไปใช้โดย Salesforce เป็น hub ศูนย์กลาง จากนั้น สถาปนารูปแบบ data-flow และ convention การตั้งชื่อชัดเจนข้ามระบบเมื่อดำเนินการจัดการข้อมูล Salesforce ถัดไป บันทึกระบบใดเป็นเจ้าของแต่ละองค์ประกอบข้อมูล สำหรับความต้องการที่ซับซ้อนมากขึ้น ใช้แพลตฟอร์ม middleware เพื่อจัดการสถานการณ์ผสานรวมที่ซับซ้อน การตรวจสอบสุขภาพผสานรวมประจำป้องกันปัญหาเล็กจากการลุกลามเป็นปัญหาใหญ่
ความต้องการการปฏิบัติตามและกฎระเบียบ
กฎระเบียบความเป็นส่วนตัวข้อมูลเช่น GDPR และ CCPA กำหนดข้อกำหนดเข้มงวดเกี่ยวกับวิธีที่คุณเก็บ จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูลลูกค้า การไม่ปฏิบัติตามนำความเสี่ยงทางกฎหมายและการเงินที่สำคัญ
โซลูชัน: สร้างการปฏิบัติตามในแนวปฏิบัติการจัดการข้อมูลใน Salesforce ของคุณตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อเริ่ม นำ field-level encryption ไปใช้สำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน จากนั้น สร้างกระบวนการสำหรับการตอบสนองคำขอการเข้าถึงและการลบข้อมูล นอกจากนี้ รักษา audit trail โดยละเอียดของการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงข้อมูล พร้อมกัน ฝึกอบรมผู้ใช้ทุกคนเกี่ยวกับข้อกำหนดการปฏิบัติตามที่เกี่ยวข้องกับบทบาทของพวกเขา ในที่สุด พิจารณาปรึกษาผู้เชี่ยวชาญทางกฎหมายเพื่อรับประกันว่าแนวปฏิบัติของคุณตรงตามมาตรฐานกฎระเบียบ
บทสรุป
การจัดการข้อมูล Salesforce ที่มีประสิทธิภาพแยกองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูงจากที่ดิ้นรนกับการลงทุน CRM จดจำว่าการจัดการข้อมูลเป็นการเดินทางต่อเนื่องมากกว่าจุดหมาย เริ่มด้วยการตรวจสอบที่ครอบคลุม นำแนวปฏิบัติที่มีผลกระทบสูงหนึ่งหรือสองอย่างก่อน และสร้างโมเมนตัมผ่าน quick wins ก่อนจัดการโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น
การนำการจัดการข้อมูลใน Salesforce ที่ครอบคลุมไปใช้อาจซับซ้อน โดยเฉพาะสำหรับองค์กรที่มีชุดข้อมูลขนาดใหญ่หรือความต้องการธุรกิจที่ซับซ้อน บริการพัฒนา Salesforce ของ HDWEBSOFT เชี่ยวชาญการย้ายข้อมูล การผสานรวม และการเพิ่มประสิทธิภาพคุณภาพ ผู้เชี่ยวชาญของเราสามารถช่วยคุณสถาปนากรอบการกำกับดูแลที่แข็งแกร่ง กำหนดค่า automation ขั้นสูง และนำแนวปฏิบัติการจัดการข้อมูลที่ดีที่สุดในระดับที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ ติดต่อเราวันนี้เพื่อพูดคุยว่าเราจะยกระดับกลยุทธ์การจัดการข้อมูล Salesforce ของคุณอย่างไร
